مقدمه
جلسه یکی از مؤلفه های اصلی و مهم در کسب و کار است. اما برگزاری جلسه مستلزم صرف زمان و هزینه است. که صد البته هر دو بسیار ارزشمند هستند. بنابراین بهتر است فقط زمانی تشکیل جلسه بدهیم که ضرورت داشته باشد و باید همیشه جلسات مختصر و مفید باشند.
جلسه چیست؟
یک جلسه کاری عبارت است از گروههای عده ای از افراد که با هدف مشکلات یا اخذ تصمیمات کاری انجام می شود. اکثر جلسات کاری جنبه رسمی دارند و بایستی زمان و مکان آنها از قبل مشخص شده باشد. تعداد افراد شرکت کننده معمولاً بیشتر از دو نفر است ولی میتواند بین دو نفر هم باشد. جلسه دارای هدف مشخصی است که در دستور جلسه ذکر می شود و قبل از تشکیل جلسه بین شرکت کنندگان توزیع می شود.
بررسی هزینه ها :
بهترین جلسات آنهایی هستند که فقط با حضور افراد مرتبط با موضوع، تشکیل می شوند و ضمن صرفه جویی در وقت و هزینه ها دانش ایشان برای دست یابی به یک هدف مشخص مورد استفاده بهینه قرار میگیرد:
آگاهی از اهداف
معمولاً هدف از برگزاری نشست های کاری در یکی از مقوله های زیر است
• انتقال اطلاعات یا ارائه توصیه ها و رهنمودهای کاری؛
• صدور دستورات ؛
• رسیدگی به گلایه ها و شکایات یا انجام قضاوت؛
• اتخاذ یا اجرای تصمیمات کاری؛
• دستیابی به ایده های نو؛
• ارائه یک طرح پیشنهادی جهت بررسی و به تصویب رساندن آن.
• تنظیم وقت
پس از اتخاذ تصمیم در مورد هدف اصلی تشکیل جلسه، تاریخ و زمان برگزاری جلسه متناسب با وقت کلیه افرادی که حضورشان ضروری است تنظیم می گردد/
• تأکید بر اهداف
اهداف را بایستی بصورت کلی و جزئی خلاصه کرد تا کلیه شرکت کنندگان آنها را بخاطر داشته باشند تا چنانچه از مسیر اصلی بحث دور شدند آنها را متوجه دستور جلسه کرد.
نکته : اگر بدون تشکیل جلسه میتوان موضوعی را حل و فصل کرد، حتماً همین کار را انجام دهید.
جلسات رسمی
قوانین مربوط به برگزاری نشستهای رسمی ممکن است بسیار پیچیده و از کشوری به کشور دیگر، یا سازمانی به سازمان دیگر متفاوت باشد. از جلسات رسمی عبارتند از : جلسات هیئت مدیره، جلسات عمومی، کنفرانسها ، جلسات خارجی، مجامع عمومی سالیانه، جلسات کمیته های دائمی.
نکته : استفاده از ارتباطات مجاری مثل کنفرانسهای تلفنی، ویدیویی، اینترنت، پست الکترونیک و پیام های اینترنتی در برگزاری جلسات بسیار مفید است.
عوامل مؤثر بر برگزاری جلسه
1) انتخاب نوع جلسه : رسمی یا غیر رسمی باشد.
2) تعداد شرکت کنندگان : معمولاً جلسات شش تا نه نفره با کارایی بیشتری همراه است.
3) با گذاشتن یک ساعت مچی روی میز : تنظیم وقت جلسه
4) دستور جلسه : از قبل آماده و کاملاً مطابق آن جلسه را پیش برود.
• مقدمات تشکیل جلسه
بایستی فرصتی را به فراهم کردن مقدمات تشکیل جلسه اختصاص دهیم، با اینکار به هیچ وجه اتلاف وقت نیست. نتیجه فعالیتها و هماهنگی های قبل از نشست باید به گونه ای باشد که افراد کلیدی حتماً در زمان و مکان مناسب در جلسه حضور یابند و در نهایت تصمیمات منطقی و درستی را اتخاذ کنند.
• انتخاب شرکت کنندگان
- کسانی را بایستی انتخاب کرد که حضور آنها ضروری و بتوانند با استفاده از مهارت یا پیشنهادات خود نقش مفیدی ایفا کنند.
- نقش شرکت کنندگان ارزیابی شود و نام آنها در دستور جلسه کنار مورد مربوطه یادداشت شود.
• اطلاع دادن به شرکت کنندگان
تاریخ، زمان، مکان و هدف از تشکیل جلسه را دقیقاً به اطلاع شرکت کنندگان برسانید و گاهی اوقات راحت ترین کار این است که از شرکت کنندگان بخواهید در همین جلسه زمان تشکیل جلسه بعدی را مشخص و قطعی کنید.
• تهیه و دستور جلسه
گرد آوری مفاد دستور جلسه فهرستی از موارد و موضوعاتی است که قرار است در طول جلسه مطرح شوند و مورد بحث و بررسی قرار گیرند.
دستور جلسه بایستی کوتاه، ساده، و واضح و روشن باشد. (نمونه دستور جلسه ص 22)
تنظیم – دستور جلسه باید حاوی عناوین مورد بحث و جزئیات مربوط به تاریخ، زمان، مکان و هدف باشد.
توزیع – پس از تهیه پیش نویس باید آنرا به تأیید شرکت کنندگان رسانده و در صورت تغییر در آن دیگران بایستی مطلع شوند.
• تعیین محل جلسه
مکان بایستی از نظر شرکت کنندگان راحت و مناسب باشد (حداقل سر و صدا و نور و دما و تهویه مطلوب باشد) و نیز با اهداف جلسات سازگاری داشته باشد مثلاً اگر هدف آشنایی دو گروه با هم می باشد بهتر است در فضایی آرام در خارج از شهر باشد.
- انواع محل های برگزاری جلسه: دفتر شما – دفتر یکی از دبیرستان – اتاق جلسات شرکت – اتاق جلسه خارج از شرکت مرکز کنفرانس – محل های خارج از شهر
• محل نشستن شرکت کنندگان
از قبل در مورد محل نشستن افراد تصمیم بگیرید. در جلسات تک به تک سه روش حمایتی (نسبت به طرف مقابل با یک زاویه قائمه بنشینید) مشارکتی (در کنار او بنشینید) رودر رو( در طرف دیگر میز روبروی او بنشینید)
در جلسات گروهی سه روش مخالفت رودر رو (افراد دارای نقطه نظرات مخالف در دو طرف یک میز مستطیلی می نشینند) رعایت سلسله مراتب (رئیس جلسه سر یک میز مستطیل و بقیه به ترتیب ارشدیت در کناره های میز مستطیل شکل می نشینند ) بحث آزاد ( از میر گرد استفاده می شود)
• فراهم کردن تمهیدات لازم
_ آماده سازی محل تشکیل جلسه مثل مرتب کردن میز و صندلی ها و چک کردن وسایل سمعی بصری یا توزیع دستور جلسه ، تهیه نوشت افزار، تنظیم اوقات استراحت.
• حضور در جلسه
تلاش در جهت دست یابی به اهداف یک جلسه مسئولیت تک تک شرکت کنندگان در آن است. لذا لازم است حتماً از قبل خود را آماده کنید و فعالانه مشارکت داشته باشید. به وضعیت ظاهری و شیوه سخن گفتن و نیز گوش دادن به صحبتهای دیگران توجه خاصی کنید.
• تنظیم صورت جلسه
توسط منشی جلسه تهیه می شود و شامل خلاصه مذاکرات و تصمیم گیریی هایی است که به صورت مکتوب جزو سوابق نگهداری شوند. در متن صورتجلسه باید زمان و مکان، اسامی شرکت کنندگان، مفاد دستور جلسه، تصمیمات اخذ شده توافقات، انتصابات نوشته شده و پس از تکمیل هرچه سریعتر در بین افراد ذیربط توزیع گردد.
1-هدف و دامنه کاربرد :
هدف از این روش تشریح نحوه برگزار نمودن جلسات بازنگری مدیریت به منظور اطمینان از تداوم و اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت شرکت در برآورده نمودن نیازمندیهای خواهشی، نظام نامه و اهداف شرکت و همچنین اطمینان از بهبود مستمر این سیستم می باشد و محدوده این فعالیت در داخل شرکت و در تمامی واحدهای مؤثر بر کیفیت نافذ می باشد.
2- تعاریف :
کلیه واژه های به کار رفته در این سند کاملاً گویا بوده و نیازی به تعریف ندارند.
3- مستندات و سوابق :
3-1- فرم صورت جلسات (MAN/F/01)
4- روش اجرا :
4-1 – مسئولیتها :
4-1-1- قائم مقام مدیر عامل : مدیریت جلسات و ارزیابی سیستم ممیزی داخلی، شکایات و اقدامات اصلاحی و نیز مسئول تأیید زمان و پیش نویس دستور جلسه می باشد.
4-1-2- نمایندة مدیریت : ارائه گزارشات اقدامات اصلاحی، پیشگیرانه و ممیزی داخلی و نیز مسئول ارائه پیشنها زمان تشکیل جلسه و تهیه پیش نویس دستور جلسه می باشد.
4-1-3- تضمین کیفیت : مسئول تهیه فرمهای اقدام اصلاحی از جلسات می باشد. توزیع صورتجلسه و پیگیری مصوبات جلسات و گزارش قائم مقام مدیر عامل
4-1-4- دیگر سرپرستان با مدیران : ارائه گزارشات عدم تطابق
4-1-5- منشی مدیر عامل : مسئول انجام و هماهنگی لازم در جهت برگزاری جلسه می باشد.
4-3- ورودی به جلسه
ردیف عنوان ورودی شرح ورودی مسئول ارائه
1 نتایج ممیزی بررسی نتایج ممیزی داخلی و خارجی و مقایسه آن با ممیزی دوره قبل مدیر تضمین کیفیت
2 بازتاب نظرات و شکایات مشتری گزارش میزان شکایات و تجزیه و تحلیل آنها مدیر بازرگانی و مدیر کنترل کیفیت
3 گزارشات مربوط به روند تولید و کیفیت داده ها و اطلاعات عملکرد کیفی و کمی فرآیند و انطباق محصول مدیر تولید و مدیر کنترل کیفیت
4 نتایج اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه تحلیل اقدامات اصلاحی، اقدامات پیشگیرانه و اثربخشی اقدامات انجام شده مدیر تضمین کیفیت
5 پیگیری جلسات بازنگری مدیریت های قبلی گزارش کارهای انجام شده نماینده مدیریت
6 تأمین کنندگان تحلیل عملکرد و دادن امتیاز به سیستم کیفیت آنها تضمین
7 سیستم اثربخشی و برنامه ریزی آموزشی تجزیه و تحلیل کلیه مدیران
8 توقفات برنامه ریزی نشده تجزیه و تحلیل موارد توافقات و راه حلهای تعریف شده مدیر برنامه ریزی
9 بررسی هزینه های کیفیت تجزیه و تحلیل شاخصهای مربوطه و مقایسه آنها با کیفیت محصول مدیر تضمین کیفیت
10 بررسی و بازنگری اهداف کیفیتی سازمان و طرح تجاری ارائه طرحها کلیه مدیران
نماینده مدیریت موظف است حداقل روز قبل از برگزاری جلسه ورودیهای فوق را جمع آوری و پس از اطمینان از کامل بودن آن، جمع بندیهای نهایی جهت طرح در جلسه مدیریت را نماید.
4-3- اعضاء شرکت کننده :
قائم مقام مدیر عامل و کلیه مدیران و سرپرستان شرکت
4-4 نحوة برگزاری
این جلسات حداقل دوبار در سال و با فاصله زمانی شش ماه یکبار پس از مهندسین داخلی تشکیل می گردد.
پیشنهاد زمان تشکیل جلسه و تهیه پیش نویس دستور جلسه برعهدة نماینده مدیریت می باشد، مسئولیت تأیید این زمان و پیش نویس دستور جلسه بعهده قائم مقام مدیرعامل می باشد.
نماینده مدیریت مسئول دبیری جلسه بود و انجام هماهنگی های لازم در رابطه با برگزاری جلسه از قبیل اطلاع به افراد شرکت کننده و ابلاغ زمان برگزاری بعهده او می باشد.
منشی قائم مقام مدیر عامل مسئول انجام هماهنگی زمان جلسه با قائم مقام می باشد.
نماینده مدیریت موظف است صورتجلسه را تهیه و پس از تصویب قائم مقام مدر عامل، آنرا در اختیار افراد ذیربط قرار دهد.
4-5- خروجی جلسات بازنگری مدیریت:
4-5-1- نتایج و تصمیم گیریها در مورد ورودیهای ذکر شده ، با تصویب قائم مقام مدیر عامل، جهت اجرا، برنامه ریزی می گردد.
4-5-2- اقدامات پیشگیرانه پیشنهاد و برنامه ریزی می شود.
4-5-3- بهبود خدمات مرتبط یا الزامات مشتری.
4-5-4- در صورت نیاز به روز شدن خط مشی کیفیت توسط قائم مقام مدیر عامل با توجه به اهداف سازمان
4-5-5- منابع مورد نیاز تعیین می گردد.
4-6- محل نگهداری سوابق جلسات
کلیه سوابق این جلسات در واحد تضمین کیفیت نگهداری می شود. (فرم صورتجلسات به شماره MAN/F/01)
دستورالعمل نظام پیشنهادات در شرکت آهنگری
پودر مشهد
مدرس :استاد دکتر حمید قربانی
چکیده
پیوسته این سوال مطرح است که چرا کشوری پیشرفت کرده در حالی که کشور مشابه که از نظر منابع اولیه و امکانات بهره وری دارای شرایط بهتری بوده، عقب مانده است. چه عامل مهمی در شرایط مشابه باعث پیشرفت و موفقیت بعضی (کشور – گروه – فرد) و باعث عقب ماندگی و عملکرد ناصحیح بعضی دیگر می شود؟
خلاقیت و نوآوری لازمه و پیش درآمد توسعه و پیشرفت و تعالی یک سازمان و جامعه است.
مقدمه
امروزه ثبات در محیط کار، جای خود را به بی ثباتی و عدم اطمینان داده است و صنایع سنتی و قدیمی که جای خود را به انواع جدید و توسعه یافته آن داده است. فرصتی برای استفاده از مهارتهای قدیمی نمی گذارد و در حقیقت آینده را با تهدیدات و فرصتها مواجه ساخته است، زیرا هر اختراع و نوآوری، تغییری را پدید می آورد که می تواند به نوبه خود فرصتی را برای کسانی به وجود آورد که بتواند از این فرصت استفاده بهینه کنند.
مفهوم و جایگاه خلاقیت و نوآوری
گلیفورد (GUILFORD) خلاقیت را با تفکر واگرا (دست یافتن به رهیافتهای جدید برای حل مسائل) در مقابل تفکر همگرا (دست یافتن به پاسخ صحیح) متراداف می دانست . (شهرآرای – مدنی پور، 1375، ص 39).
لوتانز (1992) : استاد رفتار سازمانی، خلاقیت را به وجود آوردن تلفیقی از اندیشه ها و رهیافتهای افراد و یا گروهها در یک روش جدید، تعریف کرده است. بارزمن خلاقیت را فرآیند شناختی از به وجود آمدن یک ایده، مفهوم، کالا یا کشفی بدیع می داند. (همان منبع، ص 39).
هالت (1998) : اصطلاح نوآوری را در یک مفهوم وسیع به عنوان فرآیندی برای استفاده از دانش یا اطلاعات مربوط به منظور ایجاد یا معرفی چیزهای تازه و مفید به کار برد، وارکینگ (VARKING) نیز توضیح می دهد که ، نوآوری هر چیز تجدیدنظر شده است که طراحی و به حقیقت درآمده باشد و موقعیت سازمان را در مقابل رقبا مستحکم کند و نیز یک برتری رقابتی بلند مدت را میسر سازد. به عبارتی نوآوری خلق چیز جدیدی است که یک هدف معین را دنبال و به اجرا رساند.
بنابراین، در یک تعریف کلی می توان نوآوری را به عنوان هر ایده ای جدید نسبت به یک سازمان و یا یک صنعت و یا یک ملت و یا در جهان تعریف کرد. (خداداد حسینی، 1378 ، ص48).
تفاوت خلاقیت و نوآوری
خلاقیت اشاره به آوردن چیزی جدید به مرحله وجود دارد، در حالی که نوآوری دلالت برآوردن چیزی جدید به مرحله استفاده دارد. (دیویس ، 1969) همچنین (رزنفلند و سروو 1990) ماهیت خلاقیت یا اختراع را از نوآوری به وسیله معادله زیر تفکیک کردند:
- خلاقیت به معنای توانایی ترکیب ایده ها در یک روش منحصر به فرد یا ایجاد پیوستگی بین ایده هاست. (رابینز، 1991) .
- خلاقیت عبارت است از به کارگیری توانائیهای ذهنی برای ایجاد یک فکر یا مفهوم جدید ( رضائیان، 1373)
- نوآوری فرایند اخذ ایده خلاق و تبدیل آن به محصول، خدمات و روشهای جدید عملیات است. (رابینز، 1991).
- نوآوری عبارت است از عملی و کاربردی ساختن افکار و اندیشه های نو ناشی از خلاقیت، به عبارت دیگر، در خلاقیت اطلاعات به دست می آید و در نوآوری، آن اطلاعات به صورتهای گوناگون عرضه می شود. (رابینز 1991) تغییر ایجاد هرچیزی است که با گذشته تفاوت داشته باشد، اما نوآوری اتخاذ ایده هایی است که برای سازمان جدید است. بنابراین، تمام نوآوریها منعکس کننده یک تغییرند اما تمام تغییرها، نوآوری نیستند. (ریچارد، ال، داف، 1992).
فرآیند خلاقیت به ترتیب در برگیرنده مراحل روبرو شدن باایده یا مشکل، شدت روبرو شدن و رابطه روبرو شدن با محیط است که فرد خلاق را احاطه کرده است.
(اتریک، 1974) از صاحب نظران مدیریت، فرآیند خلاقیت را از اندیشه تا عمل به سه مرحله : به وجود آوردن اندیشه، پرورش اندیشه و به کارگیری اندیشه تقسیم کرده است.
مراحل خلاقیت عملی و قابل اجراتری را که ازپنج مرحله تشکیل شده است، پیشنهاد می کند این مراحل به ترتیب عبارتند از : جذب اطلاعات ، الهام، آزمون، پالایش و عرضه.
آلبرشت معتقد است که از شخص خلاق، اطلاعات پیرامون خود را جذب می کند و برای بررسی مسائل، رهیافتهای مختلفی را مورد بررسی قرار می دهد. زمانی که ذهن فرد خلاق از اطلاعات خام انباشته شد، به طور غیر قابل محسوس شروع به کار می کند و پس از تجزیه و تحلیل و ترکیب اطلاعات، رهیافتی برای مسئله ارائه می کند. (شهرآرای، مدنی پور، 1375، ص 41).
1- یورش فکری (BRAIN STORMING) یا طوفان مغزی : این تکنیک را نخستین بار دکتر الکس، اس، اسبورن مطرح کرد، یورش فکری در واژه نامه بین المللی و بستر چنین تعریف شده است :
اجرای یک تکنیک گردهمایی که از طریق آن گروهی می کوشند راه حلی برای یک مسئله بخصوص با انباشتن تمام ایده هایی که در جا به وسیله اعضا ارائه می گردد بیابند. (آقایی، 1377، ص 119) یعنی هیچ انتقادی از هیچ ایده ای جایز نیست. به هر ایده ای هرچند نامربوط خوش آمد گفته می شود.
2- الگوبرداری از طبیعت (BIONICS) : ابداعاتی که در زمینه علم ارتباطات و کنترل در دهه های اخیر شکل گرفته اند. برنامه ریزی های رایانه و موضوع هوش مصنوعی همه با الگوبرداری و تقلید از فعالیتهای مغز آدمی انجام شده اند و روند فعالیتها به گونه ای است که در آینده با ادامه این کار فنون و ابزارهای بدیع و جدیدی ساخته خواهند شد.
3- تکنیک گروه اسمی (NOMINAL GROUPING) : فرآیند تصمیم گیری متشکل از پنج مرحله است:
اعضاء گروه در یک میز جمع می شوند و موضوع تصمیم گیری به صورت کتبی به هریک از اعضا داده می شود و آنها چگونگی حل مسئله را می نویسند:
هریک از اعضاء به نوبه، یک عقیده را به گروه ارائه می دهد، عقاید ثبت شده در گروه به بحث گذارده می شود تا مفاهیم برای ارزیابی روشن تر و کامل تر شود:
هریک از اعضاء مستقلاً و مخفیانه عقاید را درجه بندی می کنند، تصمیم گروه آن تصمیمی خواهد بود که در مجموع بیشترین امتیاز را بدست آورده باشد. (دالکی، 1986، ص 143).
شرایط ایجاد خلاقیت و نوآوری
راههای عمده ای که می تواند محرک خلاقیت باشد، عبارتند از :
1- فضای حلاق : بدین معنی که مدیریت باید همیشه آماده شنیدن ایده های جدید از هرکس در سازمان باشد. در واقع سازمان باید در جستجوی این گونه فکرها باشد و تنها منتظر ارائه اندیشه جدید نمایند.
2- دادن وقت برای خلاقیت : مؤسسات برای این منظور می توانند دفتر مخصوصی را به هریک از کارکنانی که شایستگی لازم را دارند اختصاص دهند.
3- برقراری سیستم پیشنهادات : بدین ترتیب روشی برای ارائه پیشنهادات فراهم می شود.
4- ایجاد واحد مخصوص خلاقیت : گاهی گروه خاصی از کارکنان برای نوآوری و خلاقیت استخدام می شوند و در بعضی از سازمانها این گروه را واحد تحقیق و توسعه می نامند. این گونه واحد وقتشان را صرف یافتن ایده های جدید برای ارائه خدمات یا ساختن محصول، فناوری می کنند و گاهی تحقیق محض انجام می دهند. (رضائیان، 1373، ص 51-29)
ویژگیهای افراد خلاق و نوآور
احساس توانمندی را در خود پرورش می دهد، با مهر و محبت ناکامیها را می پذیرد و نیروهایش را در راه تحقق اهدافی که دارد بسیج می کند.
ایام گرانبهای عمر را به بطالت تباه نمی کند.انسان خلاق دلبسته مادیات نیست. انسان خلاق سعادت را در القاب و زندگی در محلات مشهور و خوش آب و هوا جستجو نمی کند .
انسان خلاق از سرگرمیهای انفعالی فاصله می گیرد. از انگاره های انفعالی حذر می کند و علاقه مند و با نشاط در جهت هدفهایش گام برمی دارد.(مالتز، ص 213-166)
ویژگی های سازمانهای خلاق و نوآور : خلاقیت و نوآوری به عنوان اصلی اساسی از عوامل مهم بقای سازمانها و شرکتهای جوان پذیرفته شده است. بر اساس این استدلال، کشورهای پیشرفته برآموزش خلاقیت تأکید بسیار کرده و در این راستا در انتخاب افراد خلاق، نوآور و آینده نگر، که رهیافتهای بدیع و خلاق برای مسائل پیچیده ارائه کنند توجه خاص مبذول داشته اند.
سازمانهای خلاق خصوصیات ویژه ای را دارا هستند، مهمترین ویژگی این سازمانها انعطاف پذیری آنها در رویارویی با بحرانهایی است که غالباً ناشی از رقابتهای اقتصادی است. سازمانهای انعطاف پذیر با مسائل و تنگناها برخورد منطقی و محققانه داشته، در صورت نیاز به تغییر و تحول، پس از بررسی دقیق و عالمانه، آن را اعمال می کنند.
نتیجه گیری
ایده های جدید، با اندیشیدن به دست می آید. که در آن ذهن به طور عمیق با یک مسئله درگیر می شود و به تجسم آن می پردازد و با حذف و یا ترکیب واقعیتهای موجود، به روشن شدن فکر جدید کمک می کند.
فرمت این مقاله به صورت Word و با قابلیت ویرایش میباشد
تعداد صفحات این مقاله 60 صفحه
پس از پرداخت ، میتوانید مقاله را به صورت انلاین دانلود کنید
دانلود مقاله کارگاه مهارت های عمومی مدیریت
