اثر بخشی و اهداف سازمان
مقاله ای مفید و کامل
لینک پرداخت و دانلود *پایین مطلب*
فرمت فایل:Word (قابل ویرایش و آماده پرینت)
تعداد صفحه:22
فهرست مطالب :
مأموریت و اهداف رسمی
پیش بینی
برنامه عملیاتی
بودجه
استانداردها
اندازه گیری
اقدام اصلاحی
اثر بخشی در سازمان چیست؟
معیارهای سنجش اثربخشی
جدول 1.6 معیارهای اثربخشی سازمانی
روش مبتنی بر دستیابی به هدف
روش سیستم تامین منابع
روشی مبتنی بر فرایند درونی سازمان
مدل استراتژیک پایه گذاران سازمان
کارایی
خلاصه
چکیده :
یکی از مباحث مدیریتی که ممکن است برای عموم مدیران هم جالب باشد و هم کاربردی بحث «اثربخشی و کارایی» سازمان است. بدیهی است مدیران متعهد و مسئول مایل اند بدانند که سازمانشان در چه وضعیتی قرار دارد و برای دستیابی به اهداف سازمانی باید چه معیارهایی را برای سنجش عملکرد واحد یا سازمان خود درنظر داشته باشند.
اثربخشی مبحثی است که حدود پنجاه سال پیش پیتر دراگر، صاحب نظر بلند مرتبه مدیریت، آن را به طور علمی مطرح کرد و در دهه ی 70 در مورد آن مطالعات گوناگونی آغار شد که تاکنون ادامه یافته است. اینک می توان گفت که درباره این موضوع مجموعه منسجمی از اطلاعات حاصل از تحقیقات در جهان گرد آوری شده است.
امروزه در سازمان های پپیشرفته و موفق جهان سعی می شود تا برای اثر بخشی سازمان اهداف روشن و مشخصی درنظر گیرند و سپس در جهت نیل به آن ها همه توان خود را به کار برند. مثلأ ممکن است در مؤسسه ای توجه و تاکید بر مهارت های استراتژیک و تعامل و روابط بین سهامداران ، به طوری که کوشش ها در جهت نیل به اهدا فشان و تامین منافع سهامداران سوق داده شود. مطالعات انجام شده درباره اثربخشی نشان می دهد که «بهترین راه» برای اثر بخشی وجود ندارد، زیرا به دیدگاه مدیریت هر سازمان نسبت به اثر بخشی بستکی دارد. آنچه می توان در همه سازمان های موفق مشاهده کرد و وجه اشتراک آن هاست، توجه به «کیفیت» و ««رضایت مشتری» است. اما برای نیل به این اهداف باید فرهنگ سازمانی لازم، معیارها، ارزش ها، هنجارها و اصول مربوطه در آن طراحی شود. در واقع، موضوع، هدف و راه های نیل به اثر بخشی باید در سازمان ها برای آن روشن باشد و سپس مدیریت بکوشد تا ویژگی های مربوط به اثربخشی، به صورت دیدگاهی مشترک برای همه افراد سازمان نهادینه شود. در این حالت است که می توان سازمان را به سوی اثر بخشی سوق داد. ژوزف ویس در این مورد به سه موضوع رسالت، ارزش ها و اصول راهنمایی اشاره کرده است. در مورد رسالت سازمان، ممکن است به طور نمونه مؤسسه ای در جهت بهبود مداوم محصولات یا خدمات، افزایش درآمد و سود سازمان و بهره مند شدن از آن توسط همه کارکنان و توسعه و گسترش آن اقدام کند. سپس وجود ارزش های سازمان است که توجه به آن ها سازمان را در نیل به رسالت تعیین شده کمک می کند. در این زمینه، مئلأ ممکن است ارزش در یک سازمان در درجه اول نیروی انسانی آن باشد که به عنوان منبع قدرت و توانای سازمان منظور شود. احساس تعهد و تعلق و انجام کارها به صورت گروهی و منسجم، ارزش های اصلی انسانی سازمان را دربر می گیرند. اصول راهنمایی درواقع به کوشش هایی اطلاق می شود که سازمان را در جهت رسیدن به اهدافش کمک می کند. کیفیت به عنوان مهم ترین موضوع کسب رضایت کارکنان و ارائه خدمات مربوط به نگهداری، انجام کارها به شکل گروهی و داشتن حس اعتماد و احترام نسبت به یکدیگر را در سازمان می توان از اصول هدایت کننده کارکنان سازمان تلقی کرد.
اثر بخشی چیست؟
در بخث اثر بخشی سازمان باید توجه داشت که اثر بخشی و اهداف سازمانی به هم کاملا مرتبط هستند. در واقع در تعریف اثر بخشی می بینیم که نیل به اهداف سازمان مورد نظر است. بنابر این ، ابتدا با هدف سازمانی و اشاراتی به تعیین هدف و روش های متداول آن ضروری است.
هدف سازمانی
همه سازمان ها در وهله اول برای خدمت و تامین نیازهای مشتریان و مردم جامعه به وجود می آیند. از این رو سازمان ها باید دقیقا مشخص کنند که چه گروه یا گروه هایی از مردم از خدمات آن ها بهره مند خواهند شد. در واقع قدف سازمانی نوعی وضعیت مطلوب و مورد نظر است که هر سازمان قصد دستیابی به آن را دارد. مثلأ در یک سازمان دولتی مانند وزارت آموزش و پرورش، هدف انجام کلیه اقدامات لازم 0 در جهت آموزش دروس دوره ابتدا یی به کودکان مدرسه است، یا هدف شرکت ایران خودرو ساخت ماشین پیکان برای گروهی از جامعه است که قدرت خریدشان محدود است. در این زمینه، نقش اصلی مدیریت ارشد هر سازمان تعیین اهداف و استراتژی سازمان و ایجاد شرایط و محیطی به منظور اجرای استراتژی، در جهت نیل به اهداف، تعیین شده است.
در تعیین هدف سازمانی معمولأ سهامداران یا اعضای هیئت مدیره سازمان تعیین کننده اهداف اند. در تعیین اهداف ممکن است با نظرات موافق و مخالف روبرو شوندکه در این حالت احتمال دارد به تضاد بیانجامد. تضاد ممکن است سازنده یا مخرب باشد، اما در وضعیت یا حالتی که با تضاد مواجه هستیم، باید به تضاد سالم و ویژکی های آن توجه کرد تا به تعیین اهداف واقعی و عملی منجر شود. نکته دیگر در تعیین هدف، احتمال تاثیر تصوراتی است که در برقراری هدف یا اهداف غیر واقعی و جاه طلبانه منظور می شود و در نتیجه مدیران ارشد اهدافی را درنظر می گیرند که نیل به آن ها عملأ مقدور نباشد. در چنین حالتی رهیافت منطقی و عقلایی و سازش سازنده می تواند نقش داشته باشد. مثلأ ممکن است که در جریان تعیین هدف، مدیرانی باشند که بخواهند در بخش خود از اختیارات خاصی استفاده کنند که بیش از حد متعارف باشد. در این حالت سازش منطقی می تواند به حل مشکل و تضاد کمک کند. یکی از شیوه های شناخته شده در تعیین اهداف، که از دهه ی 50 تاکنون از آن استفاده شده است، مدیریت برمبنای هدف است که پیتر دراگر آن را طراحی کرده است. مدیریت برمبنای هدف براساس فلسفه مشارکت کارکنان استوار است که با توجه به سبک رهبری، افراد سازمان را در تصمیم گیری ها و عملیات سیستم تشویق می کند. بنابراین، مدیریت براساس هدف به تشخیص بسیار خوب و روشن و برقراری ارتباط بین مدیران وکارکنان نیاز دارد. مراحل و فرایند نظام مدیریت برمبنای هدف به اختصار عبارت اند از:
مأموریت و اهداف رسمی
در مشارکت کارکنان و در تعیین اهداف باید ماموریت و قصد اساسی سازمان روشن باشد. بنابراین، پس از تهیه ی طرح کلی و مقدمانی مربوط به مقاصد و مأموریت(های) سازمان توسط مدیر ارشد، طرح کلی در اختیار مدیر سطح پایین تر قرار می گیرد تا واحد یا قسمت مربوطه خود را با آن هماهنگ و همراه سازد. برقرای این نوع ارتباط، به منظور ایجاد یکپارچگی در هدف یا اهداف و مقاصد سازمانی در کل سازمان است.
پیش بینی
پس از این که قصد ماموریت هر یک از مدیران تعیین شد، شرایطی که احتمال دارد بر آن اثر گذارد باید پیش بینی شود. در این مرحله لازم است وضعیت و عملیات داخل سازمان مورد بررسی و سؤال قرارگیرد. مثلأ در چه زمینه هایی نقاط قوت داریم یا ممکن است داشته باشپم و نقاط ضعف احتمالی ما چه خواهند بود. بررسی فرصت ها و موقعیت های مثبت، همچنین توجه به محدودیت ها و مشکلات در تعیین اهداف صحیح و واقع بینانه مؤثر خواهند بود و ضروری است.
آگاهی از وضعیت محیط خارج و داخل سازمان به مدیران ارشد کمک می کند به تعیین ماموریت بلند مدت و جامع سازمان بپردازند. متعاقبأ به تعیین اهداف کوتاه مدت نیز باید توجه داشت که خود پایه ای برای عملیات روزانه هر واحد در سازمان تلقی خواهد شد.
برنامه عملیاتی
پس از آن که اهداف مشخص شدند، اقدامات اصلی لازم برای اجرای آن ها را باید تعیین کرد و آن ها را جزیی از روش عملیاتی به حساب آورد. بنابراین، ضروری است تا همه ی فعالیت های اصلی سازمان مشخص شوند و به تصویر درآیند. برنامه ای که برای انجام هر فعالیت تعیین می شود باید طوری تهیه گردد که همه افراد مسئول دقیقأ بدانند که در جهت نیل به اهداف خاص، چه اقداماتی باید انجام شود. این مرحله یا اقدام را برنامه عملیاتی نیز می نامند. این برنامه نه تنها موجب راهنمایی در انجام فعالیت ها و امور می شود، بلکه به تنظیم صحیح منابع کمک می کند، در آموزش افراد سازمان مؤثر خواهد بود و در نهایت در اندازه گیری و سنجش و نیل به اهداف نیز اثر مثبت خواهد داشت.
بودجه
تعیین بودجه برای هر هدف، تعهد و مسئولیت همه منابع أرگیر در برنامه را در جهت نیل به اهداف نیاز دارد. نه تنها به منابع مالی، بلکه به مکان، وسایل، نیروی انسانی و سایی منابع مربوطه نیاز دارد و باید برای هر یک از منابع بودجه لازم را در نظر گرفت. با انجام این بخش ازکار، مدیر برای کنترل اهداف در موقیعت بهتری قرار می گیرد.
استانداردها
هر گاه مرحله برنامه ریزی مدیریت بر مبنای هدف پایان یابد، لازم است تا نسبت به جنبه های کنترلی اقدام شود. اولین قدم در برنامه مدیریت در جهت برقراری استانداردهایی است که به منظور تعیین و تشخیص درجه موفقیت نیل به اهداف باید به کار برده شوند. بنابراین، برای هر سازمان، به علت اهمیت این موضوع، باید توجه نمود تا استأنداردهایی که تهیه می شوند واقع بینانه و قابل اجرا باشند و مناسب هر وضعیت خاص تهیه شوند.
و...
دانلود مقاله اثر بخشی و اهداف سازمان