دانلود با لینک مستقیم و پر سرعت .
فصـل اول
مقـــدمــه
در این فصل بیشتر به مسائلی به طور عموم در مورد تمامی انبارهای اتحادیه فرهنگیان می‌پردازیم، بحث خواهد شد همچنین روشها و سیستمهایی که برای انبارداری توسط متخصصین حسابداری ارائه شده است را مورد مطالعه قرار خواهیم داد. در آخرسر با استفاده از بعضی روشها به مطالعه نحوه انبارداری و محاسبه سود و زیان خواهیم پرداخت. در بحث انبارداری اولین مورد قابل توضیح بحث موجودیها میباشد.
موجودیهای مواد و کالا شامل موجودهای مواد اولیه، کالای در جریان ساخت و کالای ساخته شده است که توسط واحد تجاری برای مدت کوتاهی قبل از اینکه از طریق فروش به پول تبدیل گردند نگهداری میشوند. موجودیها یکی از فعال‌ترین عناصر عملیاتی واحد تجاری است که در ترازنامه و صورت حساب سود و زیان ارائه می‌گردد. موجودیها نه تنها از نظر مدیریت بلکه از نظر صاحبان سهام که نسبت به آگاهی از هرگونه تغییر عمده در وضعیت مالی علاقمند باشند نیز اهمیت خاص دارد.
سرمایه‌گذاری یک واحد تجاری در موجودیهای مواد و کالا بخش عمده‌ای از دارائیهای جاری آن را تشکیل می‌دهد ، بنابراین حفظ تعادل در سرمایه‌گذاری در موجودیها نیاز به برنامه‌ریزی و کنترل دقیق دارد ، زیرا نگهداری موجودیهای مازاد بر میزان موردنیاز موجب افزایش هزینه‌های نگهداری این گونه اقلام از طریق ایجاد زیان ناشی از ضایعات، اشغال فضای انبار و رکود بخشی از سرمایه واحد تجاری خواهد شد. از طرف دیگر، نبود یا کمبود موجودیهای مواد و کالا به میزان کافی ممکن است موجب ایجاد وقفه در تولید، افزایش هزینه‌های آماده‌سازی ماشین‌آلات و افزایش هزینه‌های سفارش گردد. میزان سرمایه‌گذاری در موجودیها با توجه به شرایط موجود، نوع صنعت و ویژگی واحد تجاری متفاوت است. موجودیها به دو طربق بر سلامت مالی واحد تجاری تأثیر می‌گذارند. از یک طرف چون موجودیها جزء دارائیها محسوب میشوند، بنابراین بعنوان ارزشهای شده ارائه می‌گردند که بعد از فروش به درآمد و سود تبدیل می‌گردد.
از طرف دیگر موجودیها غالباً سرمایه‌گذاری عمده می‌باشند و منابع موردنیاز برای سرمایه‌گذاری در این گونه اقلام از طریق ارزش ویژه یا ایجاد بدهی تامین می‌گردد، بنابراین میتوان
نتیجه گرفت که:
میزان موجودیها تأثیر مستقیم بر بازده سرمایه‌گذاری دارد. هنگامی که سرمایه‌گذاری در موجودیها افزایش می‌یابند بازده سرمایه‌گذاری به دلیل افزایش هزینه‌های تأمین مالی کاهش می‌یابد، بنابراین نگهداری موجودیها به میزان بیش از سطوح موردنیاز تأثیر منفی مضاعف بر بازدهی و
سرمایه‌گذاری دارد.
مدیریت و کنترل موجودیهای مواد و کالا از اهمیت ویژه‌ای برخورداردار است و برای دستیابی به اهداف زیر ضروری است:
1) تولید با حداکثر کارائی.
2) تأمین نیازهای مشتریان از نقطه نظر کیفیت کالا و تحویل به موقع.
3) نگهداری میزان موجودیها در سطوح منطقی و اقتصادی بمنظور جلوگیری از رکود بخشی از سرمایه واحد تجاری در این گونه دارائیها.
4) به حداقل رساندن هزینه‌های نگهداری موجودیها.
5) به حداکثر رساندن سود طی دوره مالی.
1) اصول کلی کنترل موجودیها
سیستم کلی موجودیها صرف‌نظر از اندازه واحد تجاری، تابع یک چرخه اصلی مشخص است. این چرخه با تعیین نیازمندیهای تولید آغاز و با تأمین تقاضاهای مشتریان تکمیل می‌شود. اصول کلی کنترل موجودیها را میتوان به شرح زیر خلاصه کرد:
1- درواحدهای تجاری کد دایره خرید وجود دارد . هیچ یک از قسمتهای واحد تجاری نباید بدون اعطاء و اجازه دایره خرید، اقدام به خرید یا ایجاد تعهد برای واحد تجاری نماید.
2- انبار باید از قبول کالاهایی که قبلاً سفارش نشده یا منطبق با سفارش خرید نیست،
خودداری کند .
3- بهای کالای خریداری شده باید پس از حصول اطمینان از دریافت کالای مربوطه توسط واحد تجاری و بر اساس نرخ و مبالغ توافق شده قبلی پرداخت شود.
4- کنترلهای کافی نسبت به مقادیر کالاهایی که در انبار نگهداری می‌شود از طریق سیستمهای مناسب انبارداری اعمال گردد.
5- مقادیر اقلامی که توسط قسمتهای مختلف واحد تجاری مصرف می‌شود پیوسته کنترل شود.
6- تعادل مناسبی بین میزان سرمایه‌گذاری در موجودیها و هزینه‌های سفارش کالا، نگهداری موجودیها و زیانهای ناشی از توقف تولید یا از دست دادن فرصتهای فروش، در نتیجه کمبود موجودیهای مواد و کالا وجود داشته باشد.
2) حفـاظـت از مــوجـودیهـا
ضرورت حفاظت از موجودیهای مواد و کالا در واحدهای تجاری مختلف دلایل متفاوت داشته و به نوع ارزش، وزن، اندازه، کاربرد و قابلیت فروش مجدد موجودیها بستگی دارد. اقلام کم ارزش که ممکن است مصارف شخصی نیز داشته باشند نیاز به اعمال کنترلهای اضافی دارد، درحالی که اقلام گرانبها از قبیل ریخته‌گیری به دلیل اندازه و وزن و محدودیت در کاربرد معمولاً نیاز به کنترلهای زیادی نخواهند داشت.
واحد تجاری می‌تواند برای حفاظت از موجودیهای خود از طریق تدوین و اجرای مقرراتی در مورد انبارها و بررسی مستمر عملیات انبارها اقدامات پیشگیری را بعمل آورند. برخی از این گونه اقدامات پیشگیری در مورد عملیات انبارها به طور خلاصه به شرح زیر است: ] 1[ .
1- ممنوعیت یا محدودیت در ورود و دسترسی افراد غیرمجاز به محدوده انبارها.
2- قفل کردن درب انبارها در ساعات غیرکاری.
3- شمارش، توزین یا اندازه‌گیری کلیه اقلام دریافت شده و کنترل دقیق آنها با سفارشهای خرید یا سایر مدارک که در هنگام دریافت کالا در دسترس می‌باشند.
4- کنترل مستقل اقلام وارده به انبار از لحاظ تعداد، وضعیت و مشخصات.
5- وجود درخواست کالا نسبت به کلیه اقلامی که باید از انبار خارج شود.
6- نگهداری اقلام گرانبها در محوطه و قفسه‌هایی که بتوان آنها را بطور کامل محصور یا
قفل کرد.
7- کنترل و شمارش ادواری موجودیها و مطابقت با مدارک مربوطه.
8- بررسی مصارف غیرعادی، کسری‌های احتمالی و مصارف تأثیر نشده.
9- کنترل ادواری برگهای درخواست کالا از انبار از لحاظ معتبر بودن امضاهای مجاز برای دریافت کالا از انبار.
3) انبارداری و عملیات روزمره آن
همانطور که اشاره شد در اغلب موارد بخش قابل توجهی از وجه واحد تجاری صرف سرمایه‌گذاری در موجودیهای کالا می‌شود و آن گروه از واحدهای تجاری که فاقد روشهای انبارداری منظم و مطمئن هستند ممکن است زیانهای عمده‌ای از این طریق متحمل شوند.
به طور مثال در این گونه واحدهای تجاری از یک طرف به علت نبود موجودهای کافی ممکن است وقفه‌های زیانبار در تولید بوجود آید و یا برای جلوگیری از بروز این قبیل وقفه‌ها اقدام به خریدهای عجولانه و سریع شود که این موضوع نیز به افزایش هزینه‌های تولید منجر می‌گردد و از طرف دیگر نگهداری موجودیها به میزانی بیش از حد موردنیاز موجب رکود بیش از حد سرمایه در موجودیها و افزایش هزینه‌های ناشی از انبارکردن مواد و نایابی آنها شود.
در اکثر واحدهای تجاری کوچک و در پاره‌ای اوقات حتی در واحدهای تجاری بزرگ اهمیت حسن اداره انبارها نادیده گرفته می‌شود و به این موضوع که به هرحال اقلام انبارداری ارزش نقدی معادل قیمت خرید می‌باشند، توجه نمی‌شود. حیف و میل مواد، فاسد شدن آنها و عدم توجه در جابجایی و نقل و انتقالات و حفظ و حراست از آنها به تقلیل سود و یا حتی ممکن است به ایجاد زیان منجر گردد، بنابراین احداث انبارهای مجهز و اداره آنها طبق روشهای صحیح یکی از شرایط ضروری استفاده کامل از یک سیستم حسابداری صنعتی است.
4) ســازمان و محــل انبــار در اتحادیه
سازمان انبارهای واحدهای تولید با توجه به نوع صنعت، سطح فعالیت، خط مشی‌های صاحبان و مدیریت واحد تجاری متفاوت خواهد بود، اما به طور کلی میتوان انبارها را از لحاظ سازمانی به دو نوع تقسیم کرد:
الف : انبارهای مرکزی
ب : انبارهای فرعی
محل انبارها باید طوری انتخاب شود که حداکثر کارآیی و سرعت عمل را ممکن سازد. انبارها باید حتی‌المقدور نزدیک به محل دریافت و ارسال کالا باشد تا هزینه‌های نقل و انتقال به حداقل تقلیل یابد. در عین حال انبارها باید در مکانهایی احداث شوند که به آسانی در دسترس باشند.
کلیه قسمتها و به خصوص قسمتهایی که مواد سنگین یا پرحجم مصرف میشوند، قرار داشته باشد. در کارخانه‌های بزرگ که تعداد دوایر آنها زیاد است انبارها را نمی‌توان در محل‌هایی قرار داد که هم به دایره دریافت کالا و هم به کلیه دوایر مصرف کننده نزدیک باشند تا تحویل مواد به آسانی میسر گردد. به همین دلیل به این گونه موارد ایجاد انبارهای فرعی مناسب برای تحویل مواد به قسمتهای بخصوص کارخانه معمولاً ضروری است.
در این قبیل وضعیتها انبار مرکزی مواد و قطعاتی را که در هر یک از انبارهای فر عی برای تحویل به حوزه عمل خود لازم دارند، هر چند وقت یکبار به آن انبارها صادر کند، در چنین شرایطی حتماً باید کمک انباردارها در مقابل انباردار کل مسئول باشند.
5) ایمنــی انبـــار در اتحادیه
اولین اقدام در جهت بهبود سیستم کنترل کارآمد موجودیها، محدودکردن دسترسی و ورود افراد غیرمجاز به اقلام موجود در انبار و محدوده انبار است. این موضوع حتی می‌تواند به مفهوم مصدرکردن محدوده انبارها از طریق حصار سیمی و آهنی و گذاشتن درب آهنی با قفل نیز باشد.
کنترل اقلام وارده و صادره و وجود انبار محصور از جمله موارد اساسی برای اجرای یک برنامه شمارش صحیح و موفق موجودیهاست. امکان دسترسی افراد غیرمجاز به موجودیها نه تنها امکان تغییر در میزان موجودی را بدون استفاده از مدارک مثبت فراهم می‌سازد، بلکه مسؤلیت صحت اقلام موجودی را، کارکنان انبار نمی‌توانند تقلیل کنند.
به منظور حصول اطمینان از این که تمامی مدارک و اسناد انبار به موقع و به گونه‌ای مناسب مورد استفاده قرار می‌گیرند و اشتباهات در موجودیها به موقع و سریعاً مورد بررسی و رفع می‌گردند. لازم است کوششهایی که در این زمینه بعمل می‌آید هماهنگ شود.
کنترلهای کارآمد باید مستقر، تحکیم و بکار گرفته شوند، بطوری که کارکنان انبار و سایر قسمتهای واحد تجاری نسبت به آثار با اهمیت اشتباه در موجودیها آگاه شوند و به افراد غیرمسئول نباید اجازه داده شود در فعالیتهای مربوط به موجودیها یا انجام تعدیلات مربوط در مدارک موجودیها دخالت کنند.
6) سـازمـان داخلـی انبـارهـــا
کلیه موجودیهای مواد و کالا باید تحت اختیار و ابواب جمعی یک نفر مسئول بعنوان انباردار باشد. این شخص باید در زمینه روشهای انبارداری مجرب و آزموده باشد و شایستگی اداره عملیات انبار را دارا باشد.
اهم وظایف و مسولیتهای انباردار را می توان به طور خلاصه به شرح زیر بیان نمود :
تمیز و مرتب نگه داشتن انبارها.
دریافت اقلام وارده به انبار پس از حصول اطمینان از مطابقت آنها با مشخصات مندرج در برگ سفارش کالا و برگ رسید.
استقرار کالا در جای مناسب و صحیح در انبارها.
مقابله مانده‌های کارتهای انبار با موجودیهای واقعی انبار.
ارسال تقاضای خرید کالا به اداره خرید در مواقعی که نیاز به تجدید سفارش بعضی
از کالاها است.
جلوگیری از ورود اشخاص غیرمجاز به داخل انبارها.
صدور مواد از انبار در مقابل حواله‌های انبار که دارای امضای مجاز باشند.
تهیه گزارش مواد و کالای معیوب ناباب و کم مصرف جهت اطلاع مدیران.]1[
6) طبقه‌بندی و کدگذاری موجودیها
در واحدهای تولیدی بزرگ که تعداد و تنوع اقلام کالاهای مصرفی زیاد است معمولاً برای هر یک از اقلام انبار، یک شماره رمز یا علامت اختصاری تعیین می‌شود تا به جای اسم و مشخصات فنی آنها به کار رود.
استفاده از شماره‌های رمز، کار کلیه اشخاصی را که با انبار سروکار دارند سریعتر و دقیق‌تر می‌کند، به طوری که میتوان گفت در این قبیل واحدهای تجاری تنظیم فهرست شماره‌های رمز کالا یکی از اقدامات ضروری اولیه برای کنترل موجودیهای مواد و کالا و شکل‌دهی حسابداری انبار به شمار می‌رود. تنظیم فهرست باید با دقت انجام گیرد تا از یک طرف کدهایی که برای انواع مختلف یک کالا تعیین می‌شود وجه مشترکی با یکدیگر داشته باشند و از طرف دیگر از بکارگیری رمزهای نزدیک به هم برای اقلام متفاوت خودداری شود تا حتی‌المقدور از بروز اشتباهات جلوگیری گردد.
برای کدگذاری اقلام موجودی میتوان اقلام انبار را با حروف یا اعداد یا ترکیبی از حروف و اعداد مشخص نمود. در روشی که بیش از همه متداول است و آن را سیستم اعشاری می‌نامند، کلیه اقلام کالا فقط بوسیله اعداد مشخص می‌گردند. این سیستم برای بکارگیری در زبان فارسی که اغلب حروف آن متحدالشکل هستند و امکان اشتباه آن با یکدیگر زیاد است مزیت دارد.
به علاوه این روش در سیستمهای ماشینی مناسبتر از ترکیب حروف و اعداد است
ـ سیستم انتخابی برای کدگذاری موجودیها باید قابل بسط، دقیق، مختصر، مناسب، راحت، با مفهوم و عملی باشد]1[.
7) تکنیکهای کنترل و مدیریت موجودیها
مدیریت موجودیها شامل تدوین و اجرای خط مشی‌های سیستمها و روشهایی است که اتخاذ آنها می‌تواند جمع هزینه‌های مرتبط با تصمیمات مربوط به موجودیها و وظایفی نظیر تأمین نیازهای مشتریان، برنامه‌ریزی تولید، خرید، حمل و نقل و امثالهم را به حداقل برساند.
بنابراین زمینه مدیریت موجودیها وسیع است و بر بسیاری از فعالیتهای واحد تجاری اثر
می‌گذارد، از طرف دیگر، کنترل موجودیها اساساً در ارتباط با اجرای خطمشی‌ها سیستمها و روشهای استقرار یافته میباشد. مثلاً فعالیتهای کنترل موجودیها ممکن است شامل نگهداری مدارک و گزارشهای مربوط به موجودیها، مراحل تهیه و صدور درخواستهای خرید مواد و شمارش
موجودیها باشد.
تکنیکهای مختلف کنترل موجودیها را که در این قسمت مورد بحث قرار می‌گیرد، میتوان از جمله تکنیکهای عملی نام برد که در بسیاری از واحدهای تجاری به طور موفقیت‌آمیزی مورد استفاده قرار گرفته‌اند. درحالی که برخی از تکنیکهای کنترل موجودیها برای بسیاری از واحدهای تجاری بزرگ باارزش و واجد اهمیت است، لزوماً به وضعیت کلی و عمومی موجودیها قابل اعمال و یا از نظر اقتصادی عملی نیست، زیرا این تکنیکها غالباً بر برخی مفروضات و نیازهای خاص مبتنی میباشد. باید توجه داشت که بکارگیری تکنیکهای پیچیده لزوماً به خودی خود به سیستم مفید و مؤثر مدیریت موجودیها منجر نخواهد شد.
در بیشتر موارد نبود اطلاعات صحیح و به موقع مزایای بکارگیری تکنیکهای کنترل موجودی را از بین می‌برد. علاوه بر این، مشکل بالقوه این است که تکنیکهای پیچیده کنترل موجودیها ممکن است به دلیل عدم درک مفاهیم اصلی این تکنیکها توسط مدیریت یا کارکنانی که با کنترل موجودیها سروکار دارند به نحوی درست به کار گرفته و اعمال شود.]1[
9) سیستم ثبت دائمــی
در سیستم ثبت دائمی موجودیها بعد از هربار دریافت یا صدور کالا از انبار، مانده جدید موجودی در دفاتر و مدارک موجودی (کارت انبار و کارت حسابداری انبار) تعیین و ثبت می‌شود تا کنترل موجودیها به کمک این مدارک تسهیل و از صرف وقت و هزینه‌هایی که لازمه رسیدگی کلی به موجودی انبارها است، جلوگیری گردد.
مانده هر یک از کارتهای موجودی باید با مانده‌ای که کارت انبار برای همان موجودی نشان می‌دهد، مطابقت کند و مانده‌های این مدارک، ثبت عملیات انبار باید در فرصتهای مناسب دیگر مقابله و با موجودیهای واقعی اقلام مربوط مقایسه گردد.
در واحدهای تجاری بزرگ معمولاً یک سیستم رسیدگی مستمر و مرسوم برقرار
می‌شود تا بطور مرتب تعدادی از اقلام توسط انباردار و کارکنان حسابرسی داخلی شمارش گردد و با مانده‌های کارتهای موجودی انبار (انبار و حسابداری) مقابله شود و اختلافات موجود بین آنها مورد رسیدگی قرار گیرد.
مزایای عمده سیستم ثبت دائمی
1- در صرف وقت و هزینه‌هایی که لازمه رسیدگی به کلیه موجودیهای مواد و کالا به میزان قابل توجهی صرفه‌جویی می‌شود.
2- کلیه اقلام انبار یک به یک تحت کنترل مستمر قرار می‌گیرند.
3- کسری و اضافی اقلام انبار به آسانی کشف می‌شود و غالباً برای جلوگیری از تکرار آنها
بدست می‌آید.
4- مقایسه مداوم موجودیهای انبار با مانده‌های مدارک انبار اثر روانی بر متصدیان انبار خواهد داشت و آنها در انجام وظایف خود دقیق‌تر و از ارتکاب جریانهای سوء برحذر می‌دارد.
5- انباردار وظایف خود را در ارتباط با نگهداری مطلوب موجودیها به سهولت انجام می‌دهد، زیرا مرتباً با مراجعه به مدارک انبار از وضعیت موجودی کلیه اقلام مطلع می‌گردد.
6- از زیانهای ناشی از نگهداری موجودیهای مازاد برنیاز جلوگیری خواهد شد.
7- برای کنترل موجودی انبار نیاز به توقف عملیات تولیدی برای مدت طولانی نخواهد بود. ]1[
10) تعیین با صرفه‌ترین مقدار برای نگهداری موجودیها
بطور کلی برای تعیین مقدار موجودیهایی که باید نگهداری شود دو روش به شرح زیر
وجود دارد:
روش دفعات گردش موجودیها.
روش حداقل جمع هزینه‌های سفارش و نگهداری موجودی.
الف : روش دفعات گردش موجودیها
اولین اقدام در جهت شناسایی مسائل و مشکلات مربوط به موجودیها و بهبود کنترل آنها، شناسایی سطوح موجودیها و هزینه‌های مرتبط با آن و با توجه به حجم فعالیت واحد تجاری، این امر با بررسی صورتهای مالی واحد تجاری گردش موجودیها است.
مقایسه گردش طبقات مختلف و اجزاء هر طبقه از موجودیها به منظور شناسایی موجودیهایی که با سرعت معمول از انبار صادر و مصرف نمی‌شوند، یکی از شیوه‌های مفید کنترل موجودیهای کالاست. به این ترتیب، مدیریت می‌تواند از رکود سرمایه در موجودیهای کم مصرف جلوگیری کند، چنانچه اقلامی برای جلوگیری از انباشت موجودیهای کم مصرف و نایاب به عمل نیاید.
ممکن است یک قلم از کالایی برای مدتی طولانی از نظر دور بماند. مقایسه متوسط موجودی انبار با جمع کالاهای صادره از انبار که معرف تعداد دفعات تجدید موجودی درسال میباشد، به عنوان دفعات گردش موجودی انبار شناخته می‌شود. دفعات گردش موجودی از رابطه زیر محاسبه می‌گردد:
معمولاً هیئت مدیره واحد تجاری با توجه به تجارب گذشته و پیش‌بینی شرایط آتی، برآوردی برای دفعات گردش موجودیها تعیین می‌کند و سپس طی سال ارقام واقعی مربوط به گردش موجودیها با آن مقایسه می‌شود.
اگرچه روش دفعات گردش موجودیها در بسیاری از واحدهای تجاری بکار گرفته می‌شود، اما از لحاظ تئوری به دلیل ملحوظ نداشتن هزینه‌های سفارش، خرید، تخفیفات نقدی و تجاری خرید، صرفه‌جوییهای احتمالی در هزینه‌های حمل و هزینه‌های نگهداری موجودیها منطقی به نظر نمی‌رسد زیرا ممکن است در برخی موارد وجود تعداد دفعات کمتر از حد پیش‌بینی شده در مورد برخی اقلام به صرفه باشد.
ب: روش حداقل جمع هزینه‌های سفارش و نگهداری موجودی
باصرفه‌ترین مقدار سفارش عبارت است از میزان کالایی که باید در یک زمان به منظور به حداقل رساندن هزینه‌های سالانه موجودیها، سفارش داد. اگر یک واحد تجاری خریدهای خود را به طور عمده انجام دهد، هزینه نگهداری موجودیها بدلیل سرمایه‌گذاری بیشتر در موجودیها افزایش خواهد یافت.
اگر خریدها به دفعات به صورت جزئی انجام شود این امر مستلزم سفارشات مکرر و متعدد است که نتیجتاً هزینه‌های سفارش افزایش می‌یابد. بنابراین مقدار هر سفارش در هر زمان باید با
متعادل کردن:
1- هزینه نگهداری موجودیها و 2- هزینه تحصیل (سفارش) کالا تعیین گردد.
اگر چه خریدهای عمده می‌تواند موجب کاهش بهای تمام شده یک واحد کالای خریداری شده گردد، اما این صرفه‌جویی ممکن است از هزینه‌های نگهداری کالا در انبار برای مدت زمان طولانی کمتر باشد.]1[
11) تعیین زمان سفارش
محاسبات مربوط به باصرفه‌ترین مقدار سفارش به مسائل مقداری کنترل موجودیها پاسخ دهد. اما به هرحال موضوع زمان سفارش نیز از اهمیت مشابهی برخوردار است. زمان سفارش مواد و کالا که اصطلاحاً حد تجدید سفارش نیز نامیده می‌شود و تحت تأثیر سه عامل:
1- زمان مورد نیاز برای تحویل 2- ضریب مصرف موجودی 3- موجودی ایمنی
میباشد.
برخلاف باصرفه‌ترین مقدار سفارش که دارای یک راه حل پذیرفته شده است زمان سفارش
(حد تجدید سفارش) معمولاً یک راه حل پذیرفته شده و قابل کاربرد ندارد. تعیین حد تجدید سفارش در صورتی که فاصله زمانی بین دادن سفارش و دریافت کالا و نحوه مصرف کالای مزبور دقیقاً قابل پیش‌بینی میباشد، نسبتاً ساده خواهد بود.
معمولاً در مورد اکثر اقلام تغییراتی در یک یا هر دو عامل مزبور ( فاصله زمانی بین دادن سفارش و دریافت سفارش و نحوه مصرف) وجود دارد که تقریباً به سه نتیجه زیر بر می‌گردد:
اگر فاصله زمانی بین دادن سفارش و دریافت کالای موضوع سفارش کمتر از زمان موردانتظار در دوره سفارش باشد یا مصرف کالا طی دوره مربوطه کمتر از میزان مصرف برآورده شده باشد، در این صورت کالاهایی که جدیداً سفارش داده شده‌اند، قبل از مصرف کامل کالاهای موجود در انبار دریافت گردید و به این ترتیب هزینه نگهداری افزایش می‌یابد.
اگر فاصله زمانی بین دادن سفارش و دریافت کالای موضوع سفارش بیشتر از زمان موردانتظار در دوره سفارش باشد، مصرف کالا طی دوره مربوطه بیشتر از میزان مصرف برآورد شده باشد، در این صورت کالاهای موجود در انبار قبل از دریافت کالاهای سفارش شده به اتمام می‌رسد. این امر به ایجاد هزینه‌های ناشی از عدم نگهداری موجودی به میزان کافی منجر می‌شود.
اگر برای محاسبه حد تجدید سفارش از متوسط فاصله زمانی بین دادن سفارش و دریافت کالای موضوع سفارش استفاده شود، مسئله کمبود کالا به طور یک در میان در هر سفارش به وجود خواهد آمد. ]1[
12) شمارش موجودیها
به منظور کنترل موجودیها و حصول اطمینان از اینکه میزان اقلام موجود در انبار با اقلام مندرج مدارک موجودیها (کارت انبار و کارت حسابداری انبار) و نهایتاً حساب موجودیها مطابقت دارد در مقاطعی مشخص شمارش میشوند. شمارش موجودیها یکی از اقدامات مهم اغلب واحدهای تجاری است. هنگام شمارش موجودیها از نیرو و امکانات زیادی از افراد، دوایر و قسمتهای مختلف استفاده می‌شود تا این کار هرچه سریعتر انجام گیرد و از توقف بیش از حد ماشین‌آلات جلوگیری شود.
انجام اقدامات زیر می‌تواند شمارش موجودیها را تسهیل کند و هزینه‌های انبارگردانی را کاهش دهد:
1- تدارک :
الف : مرتب کردن انبار.
ب : شناسایی موجودیها.
ج : دستورالعمل انبارگردانی.
د : آموزش قسمتهای کمک کننده.
2- استفاده از روشهای مناسب شمارش.
3- تهیه برگه شمارش موجودیها.]1[
سیستمهای ثبت موجودیها
13) سیستم ثبت ادواری
مقدار موجودیها از طریق شمارش عینی در تاریخی معین اندازه‌گیری می‌شود. در این سیستم شمارش عینی موجودیها و ارزشیابی آنها برمبنای این شمارش از لحاظ مقاصد گزارشگری مالی کافی است و نگهداری مدارک تفصیلی برای موجودیها ضرورت ندارد.
به عبارت دیگر، موجودیها جهت انعکاس در ترازنامه از طریق شمارش عینی تعیین و طبق یکی از روشهای قیمت‌گذاری ارزشیابی می‌شود. خالص تفاوت بین موجودیهای ابتدا و پایان دوره در محاسبات بهای تمام شده کالاهای فروش رفته منظور می‌گردد.]1[
14) سیستم ثبت دائمی
در این سیستم برای موجودیها مدارک تفصیلی نگهداری و منظماً به هنگام (به روز) می‌شود. این سیستم اگرچه این مزیت را دارد که تهیه اطلاعات مربوط به موجودیها را در هر زمان امکان‌پذیر می‌سازد، اما این امر مستلزم نگهداری مدارک تفصیلی در مورد موجودیهاست.
در مواردی که از سیستم ثبت دائمی استفاده می‌شود، از نظر تئوری شاید شمارش عینی موجودیها ضروری نباشد، اما معمولاً به منظور تعدیل و اصلاح مدارک موجودیها و حصول اطمینان از موجودیت آنها، شمارش عینی انجام می‌گیرد. علاوه بر این، اصول پذیرفته شده حسابداری ایجاب می‌کند که مدارک دائمی موجودیها بطور ادواری مورد کنترل عینی قرار گیرند. نگهداری اطلاعات مربوط به موجودیها مستلزم ثبت هر یک از مبادلات مربوطه است.
15) روش شناسایی ویژه موجودیها
در برخی از فعالیتهای تجاری، شناسایی اقلام یا گروههای خاصی از موجودیها از تاریخ خرید تا زمان فروش به سهولت امکان‌پذیر است، بنابراین این گونه اقلام را میتوان برهمین اساس قیمت‌گذاری کرد. همانگونه که قبلاً بیان شد، کالاها معمولاً هویت خود را در فاصله زمانی بین تاریخ خرید و تاریخ فروش از دست می‌دهند.
به همین علت، موجودیها با توجه به جریان هزینه شناسای و قیمت‌گذاری میشوند. هنگامی که یکی از روشهای جریان هزینه بکار می‌رود، تغییرات واقعی و عینی کالاها در نظر گرفته نمی‌شود.
16) روش اولین صادره از اولین وارده
شناسایی موجودیها برمبنای اولین صادره از اولین وارده بر این فرض مبتنی است که هزینه‌ها باید به همان ترتیب که واقع میشوند، با درآمدها مقابله شوند. طبق این روش فرض می‌شود که بهای تمام شده موجودیهای باقی مانده متشکل از اخیرترین اقلام بهای تمام شده میباشد.
عبارت دیگر اقلامی که ابتدا خریداری و تحصیل میشوند اولین اقلامی خواهند بود که به مصرف می‌رسند و آخرین کالاهایی که تحصیل شده‌اند در موجودی پایان دوره باقی می‌مانند.
17) روش اولین صادره از آخرین وارده
شناسایی موجودیها براساس روش اولین صادره از آخرین وارده مستلزم این است که در مورد موجودی سال باید و محموله‌های اضافه شده بعدی که ممکن است ایجاد شوند، یا کلاً به مصرف برسند، مدارک کافی نگهداری شود. محموله اضافه شده در هر سال برمبنای اولین صادره از آخرین وارده هنگامی ایجاد می‌شود که موجودی پایان دوره از موجودی ابتدای دوره بیشتر باشد.
محموله اضافه شده معمولاً براساس اولین قیمتهای سالن که محموله در آن اضافه شده است، قیمت‌گذاری می‌شود زیرا در روش اولین صادره از آخرین وارده آخرین قیمتهای واقع شده با درآمد جاری مقابله می‌شود و اولین قیمتهای واقع شده در ارزشیابی هرگونه افزایش موجودی در نظر گرفته می‌شود.
18) روش میانگین موزون
در ارزشیابی موجودیها طبق روش میانگین موزون فرض می‌شود که هزینه‌ها برمبنای میانگین تعداد اقلام خریداری شده با درآمدها مقابله می‌شود. برای تعیین ارزش موجودیهای پایان دوره، قیمت میانگین محاسبه شده در مورد مقادیر موجودیهای پایان دوره اعمال می‌گردد.
میانگین موزون از تقسیم جمع بهای تمام شده کالاهای آماده برای فروش یا مصرف، شامل موجودی ابتدای دوره بر جمع مقدار کالاهای آماده برای فروش یا مصرف به شرح زیر محاسبه می‌گردد.
چنانچه فرض شود مقدار موجودی پایان دوره 14000 واحد است ، ارزش آن به شرح زیر محاسبه می‌شود:
5845000 = 5/417 * 14000
فصل دوم
مقـــــدمــــه
برای تجزیه و تحلیل یک سیستم انبارداری سنتی، عناصر مختلفی را باید موردنظر داشته باشیم . در این قسمت سعی بر این است که یک واحد تجاری از جمله اتحادیه فرهنگیان را انتخاب کرده و موضوعات مختلف آن را مورد بحث قرار دهیم که از اهداف و انگیزه‌های این واحد تجاری شروع شده و در ادامه به چارت تشکیلاتی سازمان و هرمهای در گردش و در نهایت کارآیی سیستم را بررسی می‌کنیم.
اهداف کلی واحد تجاری اتحادیه
برای بسط این مطلب ابتدا لازم است که اشاره‌ای به انگیزه‌های مختلفی که در سازمانها و مؤسسات وجود دارد، اشاره کنیم. البته چنانه آشکار است انگیزه‌ها با هدفها تفاوت اساسی دارند. گاهی بعضی عناصر هدف ولی انگیزه نیستند و یا بالعکس و یا اینکه گاهاً هدفها و انگیزه‌ها در مورد کاری یکسان به نظر می‌رسند. ولی اساساً فرق عمده‌ای بین انگیزه‌ها و هدفها وجود دارد.]2[
این واحد تجاری که ما بعنوان نمونه انتخاب کرده‌ایم شرکتی است که در یک منطقه جغرافیایی خاص که در زیر شرح داده خواهد شد فعالیت دارد و مؤسسه‌ای است که وظیفه‌اش پخش محصولات کارخانجات بخصوصی را بعهده دارد. سیستم انبار این شرکت (موسسه پخش محصولات مواد غذایی) بنا به خواص چنین شرکتهایی بسیار حائز اهمیت است ،زیرا تاریخ مصرف و انقضاء کالاها و مواد غذایی از لحاظ بهداشتی بسیار مهم است. بدین معنی که در این چنین مؤسساتی بایستی کالا به ترتیب ورود به انبار فروخته شود. (پخش شوند)
انگیزه اکثر واحدهای تجاری کسب سود و منفعت بیشتر است، پس به هر طریق ممکن با توجه به قوانین موجود در جامعه و رعایت اصول اخلاقی چنین مؤسساتی سعی بر این است که سود بیشتری را کسب کنند. اهداف این شرکت نیز با توجه به وظایف و امکانات موجود و با توجه به انگیزه‌ها به گونه‌ای که در زیر شرح داده شده است تعریف می‌شود.
هدف کلی واحد تجاری اجرای قراردادهای موجود بین واحدهای تولید و مؤسسه است. البته به بهترین نحو برای بازاریابی و داشتن حسن سابقه برای ادامه حیات در بازار جامعه است. بعنوان نمونه شرکت، وظیفه پخش محصولات کارخانه در مشهد را بعهده دارد که محدوده جغرافیایی آذربایجان شرقی، غربی، اردبیل و زنجان را تحت پوشش قرار داده است.
وسائلی را که برای رسیدن به این هدف در دست است عبارتند از: پوسترهای تبلیغاتی، تبلیغات در رسانه‌های گروهی، مراکز استانها و دادن جازه به قید قرعه به مصرف‌کنندگان بطوریکه هم مصرف کنندگان و هم عوامل تولید حداکثر رضایت را از شرکت داشته باشند و این زمانی به دست می‌آید که یک سیستم انبارداری بسیار مناسب برای محصولات را داشته باشیم تا بهترین زمان را برای خروج کالا از انبار انتخاب کنیم.
چارت تشکیلاتی سازمان
در این بخش چارت سازمانی را مورد مطالعه قرار می‌دهیم و ارتباط انبار با دیگر بخشهای سازمان را نیز مورد مطالعه قرار می‌دهیم. چنانچه در شکل زیر مشخص است مؤسسه انتخابی شرکتی بسیار کوچک و دارای ساختاری از نوع صف دارد،
زیرا که هر فردی که مسئول اجرای قسمتی از کارهای سازمان است مستقیماً با مسئول بالاتر خود در ارتباط است که گزارشهای خود را به او می‌دهد و در نهایت همه گزارشها به مدیریت
ختم می‌شود.
چون شرکت فقط شرکت پخش میباشد بهمین دلیل حسابدار انبار بعنوان حسابدار کل شرکت نیز عمل می‌کند و هر آنچه در شرکت معامله می‌شود مستقیم با سیستم انبار سروکار دارد و همه حسابها اعم از برداشتها، پرداختها و… توسط حسابدار انجام می‌شود، انباردار فقط مسئولیت مراقبت از انبار را عهده‌دار است، پس هیچ نوع دخالتی در نوع مبادلات و معاملات را نخواهد داشت، به عبارتی دیگر انباردار شخصی است که بعنوان نگهبان انبار است. همه امورات فروش و صدور دستور پخش به عوامل توزیع توسط حسابدار انبار صورت می‌پذیرد. در این بین مسئولین هماهنگی بین عوامل توزیع و ویزیتورها با حسابدار انبار و مدیریت نقشی کلیدی را بعهده دارند، زیرا تنظیم گزارشات درخواستهای مشتریان و ارائه آن به مدیریت و حسابدار انبار توسط این افراد انجام می‌پذیرد.
البته فرمهای درحال حرکت مؤسسه را در بخشهای بعدی به تفصیل شرح خواهیم داد ولی آنچه مسلم است، این مؤسسه واحد تجاری است که به صورت سلسله مراتب توسط یک مدیر اداره می‌شود که بخشهای مختلف وظایف خاصی را بعهده دارند که کیفیت عملکرد هر کدام ناگزیر بر کار دیگر گروهها نیز تأکید خواهد داشت و در نهایت هر فرد یا گروهی از مؤسسه می‌تواند در رسیدن به هدف، مؤسسه را تحت تأثیر قرار دهد.
لازم بذکر است (با توجه به ساختار شکل) هرچه که در این مؤسسه اتفاق می‌افتد ناگزیر از یک صافی یا یک واحد رابط به نام انبار عبور می‌کند، بنابراین انبارداری این مؤسسه برای شرکت مسئله‌ای حیاتی به نظر می‌رسد و طراحی یک سیستم ایده‌آل انبارداری برای این مؤسسه می‌تواند مدیریت را برای تحصیل این اهداف کمک کند .
در نمودار سلسله مراتبی این سازمان چنانچه از شکل مشخص است هر کاری بر عهده یک واحد خاص است که کلیه امورات مربوط به خرید از کارخانه را کنترل و هماهنگ می‌سازد. امر فروش نیز بدین ترتیب ولی واحد هماهنگی وظیفه هماهنگ کردن مسؤلین پخش و ویزیتورهای (بازاریاب) شرکت با مدیریت و دیگر واحدها است.
همچنین هماهنگ کردن امر خرید با مدیریت و دیگر اعضای شرکت نیز بدین ترتیب در حقیقت واحد هماهنگی یک واحد واسط است. اما واحد انبار خود نیز از دو قسمت تشکیل شده است. یک نفر بعنوان مسؤل انبار و یک نفر بعنوان حسابرس انبار. کلیه کالاهای وارده و فروخته شده از شرکت توسط این دو نفر بررسی شده و از همه آنها به نوعی اطلاع دارند.
در حقیقت واحد انبار تنها واحدی است که پس از مدیریت از تمامی اطلاعات موجود در شرکت آگاهی دارد. پس به نوعی حیات سالم انبار به حیات شرکت نیز تأثیر خواهد گذاشت. ارزیاب‌ها و مسؤلین پخش کالاها نیز زیر نظر واحد فروش عمل می‌کنند که در شکل آورده شده است.
در نهایت میتوان چنین گفت که تمامی واحدها زیر نظر مدیریت عمل می‌کنند و تمام گزارشهای خود را به نحوی به مدیریت می‌رسانند. بنابراین تمام امور بطور مستقیم زیر نظر مدیریت کنترل و هماهنگ می‌شود و به تبع این، دیگر واحدها نیز تحت نظر مدیریت طبقه‌بندی کالاها و خروج کالاها را انجام می‌دهند.
DFD های سیستم انبار سازمان
نمودار ERD
نمودار سطح دو
A: جریانهای مربوط به خرید کالا
D: جریانهای مربوط به فروش کالا
C: جریانهای امور مالی.
فعالیتهای موجود در سیستم انبار شرکت
1- بررسی درخواست مشتریان با استفاده از فرمهای پرشده توسط ویزیتورها.
2- بررسی گزارش روزانه ویزیتورها و ارائه آنها توسط واحدهای هماهنگی.
3- اقدام براساس درخواست و تحویل اجناس به پخش کنندگان محصولات
(دادن لیست آدرس مشتریان به واحد هماهنگی)
4- تحویل گرفتن پولها و چکهای مشتریان از پخش کننده‌ها و واریز آنها به بانک.
5- بررسی چکها و در صورت مشکل داشتن مراجعه به سازمان قضایی.
6- بررسی لیستهای وارد شده به انبار و تأیید آنها.
7- گزارش عملکرد روزانه و ماهیانه به مدیریت.
8- تنظیم دفتر روزانه و کل شرکت.
فرمت این مقاله به صورت Word و با قابلیت ویرایش میباشد
تعداد صفحات این مقاله 62 صفحه
پس از پرداخت ، میتوانید مقاله را به صورت انلاین دانلود کنید
