لینک پرداخت و دانلود *پایین مطلب*
فرمت فایل:Word (قابل ویرایش و آماده پرینت)
تعداد صفحه: 21
فنآوری اطلاعات و اثرات آن بر ساختار سازمانها
مقدمه:
در عصری که تکنولوژی‌ها به سرعت دگرگون می‌شوند و چرخه حیات کالاها کوتاهتر از همیشه شده است در عصری که عصر مشتری لقب گرفته، در عصری که استفاده مطلوب از دارایی‌ها از اهمیت بالایی برخوردار است و به سبب پیچیدگی مسائل و مشکلات، نیاز به اطلاعات در تصمیم‌گیری‌های مدیریت بیش از هر زمان دیگری احساس می‌شود، می‌توان ادعا کرد تکنولوژی اطلاعات (1) در عصر انفجار اطلاعات (2) که با سرعت فزاینده‌ای در حال پیشرفت و دگرگونی است نقش مهمی را در این تغییر و تحولات به عهده داشته است.
با نگاهی به چهار عصر عمده در تاریخ جهان:
1- عصر شکار (تا حدود سال 900 میلادی)
2- عصر کشاورزی (تا حدود سال 1750 میلادی)
3- عصر صنعتی (تا حدود سال 1950 میلادی)
4- عصر اطلاعات (از 1950 میلادی به بعد)
متوجه خواهید شد که عصر حاضر را به عنوان عصر اطلاعات لقب داده‌اند، اگر انقلاب صنعتی سبب گشت که بشر قدرت ماشین را جایگزین نیروی زور و بازوی خویش نماید، امروز جامعه متکی بر اطلاعات بر انسان این فرصت را داده است که با بکارگیری فنآوری اطلاعات و ارتباطات به بهبود توسعه هر چه بیشتر نیروی فکری خویش همت گمارد. باید توجه داشت که توسعه فنآوری اطلاعات مرحله نوینی را آغاز نموده است، گروهی این مرحله را پایان مدرنیته و تولید فرامدرنیته نامیده‌اند، اما جدا از نام‌گذاری‌های مختلف، فنآوری اطلاعات و روند رو به گسترش آن دنیای کنونی و ساختار سازمانی را متحول ساخته است که در ادامه مقاله این موضوع مورد بررسی قرار می‌گیرد.
فنآوری اطلاعات چیست؟
این سئوالی است که بیشتر مردم می‌پرسند، با توجه به اصطلاحاتی که این روزها به سرعت در فرهنگ‌مان جای خود را باز می‌کند و در محیط اطرافمان با آن برخورد می‌نماییم، مردم روز به روز به درک این اصطلاح بیشتر ترغیب می‌شوند information Technology یک واژه نسبتاً جدید است، مترادف آن در فرانسه Informatique و در روسی informatikia می‌باشد.
سازمان مدیریت صنعتی اروپا فنآوری را وسیله به کارگیری دانش، علم و اکتشافات برای تولید کالا و خدمات تعریف نموده است. (1) و در این میان منظور از فنآوری اطلاعات به مجموعه‌ای از ابزارها و روشها گفته می‌شود که برای تولید، جمع‌آوری اطلاعات و استفاده از آن در جامعه و سازمان به کار می‌رود، که با کوچک کردن، ارزان‌کردن و کاربردی ساده باعث شده است دسترسی به اطلاعات از هر جا و توسط هر شخصی به راحتی صورت گیرد. (10) در بیان ساده‌تر فنآوری اطلاعات عبارت است از مجموعه روشهایی که افراد را در ضبط، ذخیره‌سازی، پردازش، بازیابی، انتقال و دریافت اطلاعات یاری می‌نماید.
دو دیدگاه عمده به فنآوری اطلاعات
با مطالعه بسیاری از کتب و مقالات ارائه شده در خصوص فنآوری اطلاعات متوجه می‌شویم که دو دیدگاه عمده در خصوص فنآوری اطلاعات وجود دارد:
- دیدگاه محدود
- دیدگاه وسیع
طرفداران دیدگاه محدود به فنآوری اطلاعات، معتقدند که IT جزئی از سیستم‌های اطلاعاتی می‌باشد، آنها سیستم‌های اطلاعاتی را به دو دسته سیستم‌های اطلاعات دستی و سیستم‌های اطلاعات کامپیوتری تقسیم نموده و تفاوت آنها را در استفاده از IT می‌دانند و فنآوری اطلاعات را بعد از تکنولوژیک سیستم‌های اطلاعاتی می‌دانند. دیدگاه محدود به فنآوری اطلاعات دیدگاهی یک بعدی و کاملاً فنی می‌باشد، در این دیدگاه فنآوری اطلاعات به عنوان یک زیر سیستم و زیر مجموعه سیستم‌های اطلاعاتی مورد توجه قرار می‌گیرد اما در مقابل دیدگاه محدود، دیدگاه وسیع به فنآوری مطرح است که یک دیدگاه دوبعدی و تجاری-فنی به مقوله IT می‌باشد. در این دیدگاه، It را می‌توان معادل سیستم‌های اطلاعاتی در نظر گرفت از جمله این صاحبنظران "هاگ" می‌باشد (2002) که IT را مجموعه‌ای از سیستم‌های می‌داند که اطلاعات صحیح را در زمان مناسب در اختیار افراد مناسب قرار می‌دهد. (5)
اهمیت فنآوری اطلاعات در سازمانها
با توجه به ویژگی سازمان‌های امروزی می‌توان اذعان داشت که امروزه مشتریان به جای فروشندگان کنترل را به عهده دارند، در واقع مشتریان هستند که می‌گویند چه چیزی را در چه موقع و در چه مقدار حاضرند بابت آن پول بپردازند، اگر در گذشته مهمترین متغیر در فروش، قیمت کالا و خدمات بود، در حال حاضر محصولات مشابهی بر اساس مزیتهای رقابتی متفاوت به فروش می‌رسند، شرکت‌ها بایستی خود را با تغییرات تطبیق دهند تا بتوانند موضع رقابتی خود را در بازار حفظ نمایند. در این میان یکی از عناصری که زمینه لازم را برای سازمانها جهت تطبیق با شرایط رقابتی فراهم می‌سازد توجه به تکنولوژی اطلاعات و کسب قدرت از طریق دسترسی به اطلاعات سریع و به موقع به واسطه این تکنولوژی می‌باشد. (12) برای برخورداری از توان رقابتی عوامل مختلفی باید وجود داشته باشند از جمله عوامل و شاخصهای اصلی رقابت‌پذیری در دو سطح ملی و بین‌المللی می‌توان به عوامل زیر اشاره کرد:
الف- استاندارد سطح زندگی
ب- تجارت
ج- بهره‌وری
د- سرمایه‌گذاری
ترکیب این عوامل با یکدیگر تعیین کننده میزان رقابت پذیری سازمانها است و فنآوری اطلاعات می‌تواند در هر یک از این عوامل مذکور نقش مهمی را ایفا نماید (7). از دید اسمیت و استروف (SmithStroff) به طور کلی شرکت شامل سه هسته اصلی است: 1- فرآیند تصمیم‌گیری 2- جریان اطلاعات 3- جریان مواد، که فنآوری اطلاعات روی هر سه هسته فوق تأثیر می‌گذارد.
کاربرد فنآوری اطلاعات به شرکت‌ها کمک می‌کند تا از مزایای زیر بهره‌مند گردند.
1- صرفه‌جویی در هزینه و بهبود بخشیدن دقت اطلاعات
2- اجتناب از اشتباهات انسانی، هنگامی که وظایف تکراری یا پیچیده است.
3- صرفه‌جویی مالی به علت کاهش خطا و زمانی که صرف انجام وظایف می‌شود.
4- ادغام و هماهنگی چندین وظیفه در یک وظیفه
5- بهبود بخشیدن کارایی سازمان و اثر بخشی
6- بهبود در مدیریت میانی و کاهش فرایندهای زائد از طریق تهیه اطلاعات مفیدتر
دلایل فوق باعث استفاده روزافزون شرکت‌ها و سازمانها از فنآوری اطلاعات می‌شود. (11)
عواملی که ممکن است باعث کاهش مزایای فنآوری اطلاعات شود عبارتند از: فرهنگ استفاده از IT، آموزش صحیح، امنیت روشها و دستوالعملها گاهی اوقات سازمانها امکان دسترسی به مزایای فنآوری اطلاعات را ندارد که این باعث عقب افتادن آنها از رقبا می‌شود. عواملی را که ممکن است باعث دسترسی به IT برای شرکت‌ها شود، باید در مسایلی چون بودجه کافی، علم و اطلاعات کافی درباره ITها، امکان دسترسی به آنها و زیر ساختهای مناسب جستجو کرد.
دوره تکاملی کاربرد تکنولوژی اطلاعاتی در سازمان
با در نظر گرفتن هرم سازمانی و تفاوتی که بین سطوح و دوره کار مدیران وجود دارد می‌توان اذعان داشت که آنچه که مدیران عملیاتی سازمان با آن سر و کار دارند. برنامه‌های معین ومشخص و تصمیمات برنامه ریزی شده می‌باشد. هر چه افراد در سطوح سازمان بالاتر روند، توان اخذ تصمیمات برنامه‌ریزی نشده اهمیت بیشتری می‌یابد به دلیل آنکه آنچه مدیریت رده با لا با آن دست به گریبان است، مسائل و رویدادهای گنگ و مبهم است. در این میان IT می‌تواند نقش مهمی را در برآوردن خواسته‌های هر سطح داشته باشد.
نخستین اندیشه درباره استفاده از فنآوری اطلاعات این بود که با واگذاری مقداری از کارها به کامپیوتر، هزینه دستمزد کاهش می‌یابد. چنین سیستمی را سیستم پردازش عملیات (TPS) 3 نامیدند که یک دستگاه خودکار، عملیات روزانه و یکنواخت سازمان را انجام دهد.
در واقع TPS سیستمی است که داده‌ها و اطلاعات در یک معامله یا دواد و ستد تجاری را به طور کامل و دقیق پردازش می‌نماید و نتیجه را با استفاده از سیستم کامپیوتری در اسرع وقت تحویل می‌دهد، انواع محصولات اطلاعاتی مانند فرم‌ها، لیستهای در گردش داخلی سیستم، گزارش‌ها و لیستهای چاپی و تصویری را تهیه می‌کند و به عنوان مبنایی برای تهیه گزارش‌های بعدی برای مدیریت سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد. (9) برای مثال شرکت هواپیمایی آمیکا در دهه 1960 سیستم پیش‌فروش بلیط و نگهداری جا برای مسافران به اجرا درآورد که می‌توانست بیشترین عملیات روزانه را انجام دهد. (2)
در مرحله بعد تکنولوژی به صورت یکی از منابع سازمان در می‌آید، مدیران با استفاده از سیستم اطلاعاتی مدیریت و سیستم‌های پشتیبانی از تصمیمات 4 در جهت بهبود عملکرد دوایر و کل سازمان اقدامات زیادی به عمل می‌آورند، با افزایش پایگاه‌های اطلاعاتی، مدیران در صدد برآمدند که با استفاده از این داده‌ها برای گرفتن تصمیمات مهم از سیستم‌های کامپیوتری استفاده کنند. چون مدیریت سطوح بالا، اطلاعاتی برای برنامه‌ریزی استراتژیک و کنترل سازمان نیاز دارد باید سیستمی وجود داشته باشد که به واسطه آن، آنها بتوانند به سهولت و با سرعت به اطلاعات منتخب و مورد نیاز در مورد عوامل کلیدی سازمان دست یابند. سیستم اطلاعات مدیریت سطوح بالا 5 این نیاز را برآورده می‌سازد کاربرد IT در سیستم اطلاعات مدیریت بالا به عنوان یک اسلحه استراتژیک مورد استفاده قرار می‌گیرد. فنآوری اطلاعات سبب می‌شود همکاران درون سازمانی و نیز افراد با سازمان‌های دیگر ارتباط برقرار نمایند. همچنین امروزه شبکه کاری 6 به شکل‌های مختلف مورد استفاده قرار گیرد. شرکت‌ها می‌توانند شبکه کاری محلی 7LANY یا شبکه گسترده 8WAN به وجود آورند و یا از طریق اینترنت به طور مستقیم ارتباط برقرار نمایند (2) یکی از دلایل مهمی که سیستم‌های اطلاعاتی امروزه چنین نقش مهمی در سازمانها ایفاء می‌کنند عبارت است از اوجگیری قدرت تکنولوژی کامپیوتر و کاهش هزینه استفاده از آن، قدرت محاسباتی که هر 18 ماه دو برابر می‌شود، باعث شده است که قدرت کامپیوترهای شخصی 25 هزار برابر از زمانی که آنها در 25 ساعت در شبانه‌روز انجام دهند. شرکت‌ها به طور روز افزونی بروشور، تبلیغات مشخصات کالا، فرم سفارش را به صورت الکترونیک تهیه می‌کنند و از طریق شبکه WWW اینترنت آنها را قابل دسترس یا ارسال می‌کنند. بدون شک مهمترین و در عین حال بزرگترین پیشرفت در زمینه فنآوری اطلاعات و ارتباطات با ابداع وب توسط تیم برنرزلی در اواخر سال 1980 بر می‌گردد، به منظور آشنایی با جایگاه واقعی وب کافی است به ضریب نفوذ آن پس از ابداع توجه گردد. پس از ابداع هر فنآوری، مدت زمانی به طول می‌انجامد تا فنآوری مورد نظر در مقیاس عمومی مورد استفاده قرار گیرد. (ضریب نفوذ) مثلاً تلفن پس از 74 سال، رادیو پس از 38 سال، کامپیوتر شخصی پس از 16 سال تلویزیون پس از 13 سال و وب پس از 4 سال، موفق به جذب 50 میلیون استفاده کننده شده است.
از دیگر تجهیزاتی که به کاربران و مدیران در انجام فعالیتهای روزانه و تصمیم‌گیری‌ها در سازمان کمک می‌نماید عبارتند از: کاربرگ الکترونیکی EXCEL که به ارائة راه‌های مؤثر جهت پردازش داده‌ها و تهیه اسناد و مدارک سازمانی منجر می‌شود، کنفرانس ویدئوئی، پست الکترونیکی، فاکس، ابزارهای تجزیه و تحلیل، مدل سازی و تعریف و ارزیابی راه‌ها مانند استفاده از نرم‌افزارهای MS.
ساختار سازمان:
آرایش سیستم‌های فرعی سازمان و نیروی انسانی ساختار سازمان را می‌سازند (6) ما ساختار را به عنوان یکی از اجزا‌ء سازما که از عناصر پیچیدگی (حدود تفکیک را در سازمان نشان می‌دهد، همچنین میزان تخصص گرایی، تقسیم کار، و تعداد سطوح در سلسله مراتب سازمان)، رسمیت (حدی که یک سازمان برای جهت دهی رفتار کارکنانش به قوانین، مقررات و رویه‌ها متکی است )تمرکز (به جای که اختیار تصمیم‌گیری در آنجا متمرکز است) تمرکز (به جای که اختیار تصمیم‌گیری در آنجا متمرکز است) تشکیل شده تعریف می‌کنیم. (8)
اثرات تکنولوژی اطلاعات بر ساختار سازمانی
امروزه استفاده از جنبه‌های مختلف فنآوری اطلاعات در سازمان‌های سطح جهان امری ناگزیر و گسترده است و سازمانها به تأییدی که IT بر ساختار سازمانی دارد پی برده‌اند. در این قسمت به بررسی برخی از آثاری که تکنولوژی اطلاعات بر ساختار سازمانها دارد اشاره می‌نمایم.
این فقط قسمتی از متن مقاله است . جهت دریافت کل متن مقاله ، لطفا آن را خریداری نمایید
دانلود تحقیق کامل درمورد فنآوری اطلاعات و اثرات آن بر ساختار سازمانها