لینک پرداخت و دانلود *پایین مطلب*
فرمت فایل:Word (قابل ویرایش و آماده پرینت)
تعداد صفحه: 54
نظارت (کنترل)
- اهمیت نظارت
- نظارت یا کنترل را به گونه هاى مختلف تعریف کرده اند. در همه این تعریفها کنترل را نوعى مقایسه بین آنچه هست و آنچه باید باشد، دانستهاند. یکى از این تعاریف، از استونر است که مىگوید:کنترل مدیریتى، فرآیندى است جهت حصول اطمینان از اینکه فعالیتهاى انجام شده، با فعالیتهاى برنامه ریزى شده مطابقت دارد.(1)
در واقع، کنترل فراگیرتر از برنامه ریزى است. کنترل به مدیران کمک مىکند تا مراقب اثربخشى فعالیتهاى برنامهریزى، سازماندهى و هدایت باشند. بخش اصلى فرآیند کنترل، اعمال اقدامات اصلاحى مورد نیاز است.
استونر کنترل را بر اساس عوامل اصلى فرآیند کنترل نیز تعریف کرده است:
کنترل مدیریتى، تلاشى منظم است براى تعیین استانداردهاى اجراى عملیات، در جهت هدفهاى برنامهریزى، طراحى نظامهاى بازخورد اطلاعات، مقایسه عملیات اجرا شده با استانداردهاى پیشبینى شده، تعیین میزان انحرافات و سنجش اهمیت آنها و اجراى هر اقدام ضرورى براى اطمینان از اینکه با مؤثرترین و کارآمدترین شیوه، از همه منابع موجود، براى تحقق هدفهاى مشترک استفاده شده است...(2)
اهمیت نظارت: در یک سازمان ممکن است برنامهریزى انجام شده، ساختار سازمانى ایجاد و کارکنان هدایت و برانگیخته شده باشند، ولى هنوز هیچ اطمینانى وجود نداشته باشد که فعالیت ها آنگونه که برنامهریزى شدهاند و هدفها آنطور که مدیران خواهانند، تحقق یابند. بنابر این، کنترل به عنوان آخرین حلقه زنجیره وظایف مدیر، داراى اهمیت است. با وجود این، ارزش وظیفه کنترل، بیشتر در رابطه با فعالیتهاى برنامهریزى و تفویض اختیار تعیین مىشود.
یکى از عللى که موجب مىشوند مدیران به سختى تفویض اختیار کنند، این است که آنان نگرانند زیردستان کارى را که مسؤولیتش برعهده آنان است، به درستى انجام ندهند. بنابر این، بسیارى از مدیران ترجیح مىدهند که کارها را خودشان انجام دهند و از تفویض اختیار خوددارى مىکنند. اگر مدیر، نظام کنترل مؤثرى به وجود آورد، این بىمیلى به تفویض اختیار کاهش مىیابد. چنین نظام کنترلى مىتواند اطلاعات و بازخورد عملکرد زیردستانى را که اختیارات به آنان تفویض شده است، فراهم کند. بنابر این، نظام کنترل مؤثر، دارى اهمیت است؛ زیرا مدیرانى که اختیار خود را تفویض مىکنند، چون خود نهایتاً مسؤول تصمیمهایى هستند که زیردستان مىگیرند، به ساز و کار بازخورد نیازمندند.(3)
- چه چیزى باید کنترل شود؟
- دیدگاه سنتىاین دیدگاه مبتنى بر کار فردریک وینسلور تیلور، پدر مدیریت علمى است. او تأکید مىکرد که با کنترل جدى مدیریتى، در سراسر محیط کار، نظمى ایجاد مىشود که موجب تحقق کارآیى نیروى کار مىگردد.
در محیطى که عرصه مطالعات تیلور بود، کار به اجزاى کوچکى تقسیم شده بود. مشاغل براى افرادى که مسؤول اجراى آن بودند، استاندارد شده بود و ساختار مدیریتى سلسله مراتبى وجود داشت که تلاش مىکرد براى افزایش کارآیى کارگر، کارکنان را کنترل کند. تیلور طرفدار جدایى برنامهریزى از اجرا بود؛ زیرا مىبایست مدیران، مسؤول برنامهریزى و کارکنان، مسؤول اجرا باشند. تیلور فکر مىکرد که مدیران، فاقد دانش مورد نیاز براى فرآیندهاى عملیاتى سازمانى هستند.
- دیدگاه جدید(4) باید به جاى افراد، فرآیندها را کنترل کرد. به همین علت، این شرکتها با مشارکت دادن کارکنان در وظیفه کنترل، با گسترش حوزه مشاغل و با دادن فرصت به گروههاى خودگردان، براى پرداختن به مسائل گوناگون، موجب بهبود بهرهورى و کیفیت در سازمان مىگردند. در این شرکتها کارکنان به جاى اجرا کردن وظایف محدود، براى مراقبت و اصلاح فعالیتهاى کارى خود تشویق مىشوند.
- تحلیل قرآنى نظارت
در مدیریت رحمانى، هم افراد و هم فرآیندها کنترل مىشوند. البته افراد از دو جهت کنترل مىشوند: یکى از جهت تخلفات و خطاها و دوم از جهت کیفیت عملکرد و اجراى برنامهها. جهت اول، در مدیریت منابع انسانى، تحت عنوان «انضباط» و جهت دوم، در بحث نظارت، که در زمره وظایف مدیریت است، بحث مىشود.
فرآیندها نیز، که همان کیفیت اجراى برنامهها و بررسى موانع و عوامل تسریع آنها هستند، در کنار کنترل افراد، نظارت مىشوند. دلیل ما بر این ادعا، عمومیت آیات قرآن، در بعد نظارت است که به زودى به آنها خواهیم پرداخت. این آیات، افراد و برنامهها را موضوع نظارت و کنترل قلمداد مىکنند؛ مانند:«و ما به داود از سوى خود فضیلتى بزرگ بخشیدیم (ما به کوهها و پرندگان گفتیم:) اى کوهها و اى پرندگان! با او همآواز شوید و همراه او تسبیح گویید. و آهن را براى او نرم کردیم. به او گفتیم: زرههاى کامل و فراخ بساز و حلقهها را به اندازه و متناسب کن و عمل صالح به جا آورید که من به آنچه انجام مىدهید، بینا هستم».(5)
طبق مضمون این آیات، خداوند برنامه و طرح زرهسازى از آهن ذوب شده و به شکل محکم و زیبا را به حضرت داود و کارگزاران او واگذار مىکند و از سازمان او مىخواهد که این عمل را شایسته و مفید و بهینه انجام دهند و در پایان مىفرماید: «من به آنچه انجام مىدهید، بینا هستم»؛ یعنى شما کاملاً تحت کنترل و نظارت من هستید. البته آیه، درباره کنترل عمل و برنامه، صریح است؛ ولى عملى که حضرت داود و پرسنل او انجام مىدهند، خداوند عمل صالح را آنان طلب مىکند؛ یعنى عملى که مطابق اوامر او و برنامه ارائه شده توسط او باشد. قاعدتاً بصیر و بینا بودن خدا در این زمینه، چیزى نیست جز همان نظارت او بر افراد و فرآیند. همچنین به دنبال آن، پاداش یا تذکرات اصلاحى است که چرا عمل صالح انجام نشده است.
هنگامى که افراد بدانند که خداوند، که مدیر آنان است، ایشان را با بینایى تحت نظارت دارد، بر دقتها و ابتکارات خویش مىافزایند تا عمل انجام شده، صالحتر باشد.
خداوند در آیهاى دیگر مىفرماید:«اى پیامبران! از غذاهاى پاکیزه بخورید و عمل صالح انجام دهید، که من به آنچه انجام مىدهید، آگاهم».(6)
پیامبران به مثابه منصوبان و کارگزاران درجه اول خدا و اعضاى مرکزى سازمان رحمانى هستند. طبق آیه فوق، آنان مأمورند که از امکانات استفاده کنند و به جاى آن، عمل صالح انجام دهند و متوجه باشند که همه اعمال آنان تحت نظارت خداوند انجام مىشود و خدا به اعمال ایشان آگاه است. «علیم است» یعنى آگاهى دقیق و عمیق دارد.
از سوى دیگر، حدود هشتاد بار، در قرآن، عمل صالح در کنار ایمان مطرح شده است. با این ترتیب، استاندارد رحمانى براى سنجش عمل سازمانى، عبارت است از ایمان و عمل صالح؛ یعنى حسن فعلى و فاعلى با هم: «کسى که خواهان عزت است، باید از خدا بخواهد؛ زیرا همه عزت، براى خدا است. سخنان پاکیزه به سوى او صعود مىکند و عمل صالح را بالا مىبرد. و آنان که نقشههاى بد مىکشند، عذاب سختى براى ایشان است و مکر آنان نابود مىشود (به جایى نمىرسد)».(7)
طبق این آیات، عمل صالح به تنهایى عزتبخش و مورد قبول خداى عزیز نیست، بلکه کلمه طیبه و سخنان پاکیزه، که همان اراده و ایمان و نیت پاک است، عمل صالح را بالا مىبرد و رفعت و درجه مىبخشد و گرنه، حتى عمل صالح، بالارونده و داراى نمره بالا نیست.
بر این اساس، استانداردى که موجب تصدیق عملکرد مىشود، مرکّب از عمل صالح و کلمه طیبه است. اراده پاک به منزله چاشنى و بال است که عمل صالح را سرعت مىدهد و بالا مى برد. کار باید در عالىترین حد باشد و از انسانهاى والامقام صادر شود تا داراى استاندارد بالا و عزتبخش باشد. از این رو، در مقام سنجش عملکرد باید دید که آیا عمل صادر شده، صالح است یا نه؟ و عامل آن، داراى چه انگیزه و روحیه و ارادهاى بوده است. البته تشخیص استاندارد بالا و کمّىکردن این عامل کیفى، کار دشوارى است؛ ولى با یک ارزیابى دقیق و با توجه به سوابق و قوانین موجود، قابل تشخیص خواهد بود.
- فرآیند نظارت(8)
- یک فرآیند کارآمد، داراى چهار مرحله است که عبارتند از: تعیین استانداردها، سنجش عملکرد، مقایسه عملکرد با استانداردها و اقدام کردن.
مرحله چهارم (اقدام کردن) به یکى از سه شکل انجام مىگیرد:
1. اقدام اصلاحى (اگر مغایرتى بین عملکرد و استاندارد مشاهده شود).
2. تصدیق عملکرد (اگر عملکرد، مطابق با استاندارد یا بالاتر از آن باشد).
3. تغییر استانداردها (اگر عملکرد سازمانى همیشه یا اکثراً کمتر از استاندارد باشد).
- نظریه مدیریت رحمانى
فرآیند یاد شده، عقلایى، طبیعى و مثبت است و مخالفتى با دیدگاه قرآنى و وحیانى ندارد. ظاهراً اختلاف نظرى درباره آن، بین متخصصان مدیریت نیز وجود ندارد. فقط این نکته را باید یادآور شد که استانداردى که در مدیریت رحمانى مطرح مىشود، عمل صالح است که نمادى از یک عمل بهینه و رشدآمیز است و در این تحقیق، چند بار درباره آن توضیح داده شد. عمل صالح عملى است که در آن، از کمترین امکانات، بیشترین بهره و بازده برده شود و از هر جهت، کامل و زیبا و مطابق آخرین رکوردهاى روز باشد. همه اعمال، در نظارتها با عمل صالح - که عملى است مورد پسند خدا - سنجیده مىشوند.
- سطوح نظارت و کنترل(9)
- کنترل راهبردى: کنترلى است که اجراى موفقیتآمیز برنامههاى بلندمدت سازمان را تضمین مىکند و به تناسب طبیعت کار مىتواند از یک فصل تا یک دهه ادامه داشته باشد و مسؤولیت آن، بر عهده مدیریت عالى سازمان است.
- کنترل کوتاه مدت: فرآیندى است که اجراى موفقیتآمیز برنامهها را در سطح واحدها تضمین مىکند. مدیریت میانى، مسؤول کنترل کوتاه مدت است و به شکل هفتگى، ماهانه و فصلى اعمال مىشود.
- کنترل عملیاتى: فرآیندى است که اجراى موفقیتآمیز برنامههاى عملیاتى روزانه را با ارزیابى فعالیتهاى داخلى مورد نظر، تضمین مىکند. مدیران خط اول، مسؤول کنترل عملیاتى هستند که بر عهده سرپرستان خط اول است. این کنترل، بازخوردى کوتاه مدت، معمولاً به صورت روزانه، ساعتى یا هفتگى را فراهم مىکند.
- انواع نظارت
- نظارت آیندهنگر: این نظارت، پیش از وقوع هر فعالیتى صورت مىگیرد و هدف از آن، کاهش اشتباهات و به حداقل رساندن اقدامات اصلاحى است (و مطلوبترین نوع کنترل است)؛ اما مستلزم کسب اطلاعات به موقع و دقیق است، که توسعه آن را با دشوارى روبهرو مىکند.
- نظارت همزمان: این نظارت، هم زمان با انجام فعالیت اجرا مىشود و از طریق آن، مشکلات، پیش از آن که پرهزینه شوند، حل مىشوند و توسط سرپرست انجام مىگیرد.(10)
- نظارت و کنترل گذشتهنگر: این نظارت، وابسته به بازخورد است. کنترلى است که پس از هر اقدامى به عمل مىآید. نقطه ضعف آن در اینجا است که مدیر هنگامى اطلاعاتى از مسائل موجود به دست مىآورد که اشکال به وجود آمده و به سازمان صدمه وارد کرده است. این کنترل، نسبت به آیندهنگر و همزمان، دو امتیاز دارد:
الف. اطلاعات به دست آمده، واقعى است و مقایسه عملکرد و استاندارد را بهخوبى نشان مىدهد، که موجب پاداش یا تنبیه مىشود.
ب. باعث انگیزش کارکنان مىشود؛ زیرا به موقع از نتایج کار خویش آگاه مىشوند.
نکته: به تناسب شرایط مىتوان ترکیبى از هر سه کنترل را اعمال کرد.
بنابر آیات قرآن، نظام نظارت اسلام، همگانى و همیشگى است، به گونهاى که هیچ انسانى لحظهاى از دید تیز بین نظارت، دور نیست:
«ما انسان را آفریدیم و وسوسههاى نفس او را مىدانیم و ما به او از رگ قلبش نزدیکتریم. (به یاد بیاورید) هنگامى را که دو فرشته راست و چپ، که ملازم انسانند، اعمال او را دریافت مىدارند. انسان هیچ سخنى را بر زبان نمىآورد، مگر اینکه همان دم، فرشتهاى مراقب و آماده براى انجام مأموریت (ضبط آن) است».(11)
«او کسى است که آسمان و زمین را در شش روز آفرید. سپس بر تخت قدرت قرار گرفت و به تدبیر و مدیریت جهان پرداخت. آنچه را در زمین فرو مىرود، مىداند و آنچه را از آن خارج مىشود و آنچه را از آسمان نازل مىگردد و آنچه را به آسمان بالا مىرود. هر جا باشید، او با شما است و خداوند به آنچه انجام مىدهید، بینا است».(12)
«براى انسان مأمورانى هستند که پىدرپى، از پیش رو و از پشت سرش او را از فرمان خدا حفظ مىکنند. خداوند سرنوشت هیچ قومى را تغییر نمىدهد مگر آن که آنان آنچه را در خودشان است، تغییر دهند و هنگامى که خدا اراده سوئى به قومى (به علت اعمالشان) کند، هیچ چیز مانع آن نخواهد شد و جز خدا سرپرستى نخواهد داشت».(13)
آنچه از این آیات استفاده مىشود، این است که چه خداوند و چه مأموران ناظر خدا، یک لحظه انسان را از نظارت و مراقبت و کنترل خود دور نمىکنند و اعمال او و خود او را تحت کنترل دارند. با این ترتیب، نظارت همیشگى است و گویا این ویژگى انسان است که اگر نظارت نشود، به فساد گرایش پیدا مىکند. نظارت همیشگى نیز با نظارتهاى دراز مدت، میان مدت و کوتاه مدت، قابل جمع است.
- معیارهاى نظارت و کنترل
- اصل نظارت بر اعمال و افراد
«در هیچ حال و اندیشهاى نیستى و هیچ قسمتى از قرآن را تلاوت نمىکنى و هیچ عملى را انجام نمىدهید مگر اینکه ما گواه بر شما هستیم، در آن هنگام که وارد آن مىشوید. و هیچ چیز در زمین و آسمان، از پروردگار تو پنهان نمىماند، حتى به اندازه سنگینى ذرهاى، و نه کوچکتر و نه بزرگتر از آن نیست مگر اینکه همه آنها در کتاب آشکار او (لوح محفوظ علم خداوند) ثبت است».(14)
طبق این آیه، نظارت همهجانبه است و شامل افکار، طرحها، برنامهها، گزارشها و عملکردها مىشود. همچنین در هر سطحى و با هر درجه و ارزشى که باشند، تحت کنترل و ثبت و ضبط هستند. بر این اساس، در محدوده سازمانى، هیچ چیز نباید بر مدیران پنهان بماند.
- هرکس باید بداند که تحت نظارت است
«آیا او نمىداند که خداوند مىبیند (همه اعمالش را)؟».(15)
«آیا گمان مىکند کسى او را نمىبیند؟».(16)
پیام این گونه آیات، این است که هرکس باید بداند که اعمالش تحت کنترل و نظارت است تا بر دقت کارهایش بیفزاید.
- بالاترین کارگزاران نیز تحت نظارت و مراقبت هستند
«بر خداوند عزیز و رحیم توکل کن، همان کسى که تو را به هنگامى که برمىخیزى، مىبیند و نیز حرکت تو را در میان سجدهکنندگان (تحت نظر دارد). او است خداى شنوا و دانا».(17) طبق این آیه، رسول خدا(ص) که بالاترین منصوب خداوند است، همه حرکات و سکناتش زیر نظر است.
- با نظارت، تصمیمگیرى، بههنگام و مناسب مىشود (نظارت کاربردى)
«پروردگارت مىداند که تو و گروهى از آنان که با تو هستند، نزدیک به دو سوم شب یا نصف یا ثلث آن را به پا مىخیزید. خداوند شب و روز را اندازهگیرى مىکند. او مىداند که شما نمىتوانید مقدار آن را به دقت اندازهگیرى کنید. پس شما را بخشید. اکنون آنچه بر شما میسر است، قرآن بخوانید».(18)
مطابق این آیه، خداوند بر کار رسول خدا(ص) و یاران او نظارت دارد و پس از اینکه سنگینى کار را بر آنان دید، تخفیف مىدهد. بر این اساس، نظارتها باید تأثیر و نتیجه فورى داشته باشند تا نظارتشوندگان دلگرم باشند. بنابر این، با نظارت است که مىتوان کارها را به دقت سنجش کرد و حق را به حقدار داد، کاستىها را زدود و در عملکردها تعادل ایجاد کرد. 5. نظارتکنندگان باید کرامت و بزرگوارى داشته باشند و از حقیقت عدول نکنند
«بىشک، بر شما نگاهبانانى (ناظرانى) والامقام و نویسنده گمارده شده است که مىدانند شما چه مىکنید».(19)
بر اساس این آیات، ناظران داراى صفات بزرگوارى، نویسندگى و دانایى هستند که هر یک از اینها حساب شده و دقیق است و نظارت را کارآمد مىسازد.
- نظارتها بسیار دقیق انجام مىگیرد
«آنان همگى در یک صف، در پیشگاه پروردگارت عرضه مىشوند و به ایشان گفته مىشود که همگى نزد ما آمدید... و کتاب (نامه اعمال) آنجا گذارده مىشود. پس گنهکاران را مىبینى که از آنچه در آن است، ترسان و هراسانند و مىگویند: واى بر ما، این چه کتابى است که هیچ عمل کوچک و بزرگى را فرو نگذاشته، مگر اینکه آن را به شمار آورده است. و این در حالى است که همه اعمال خود را حاضر مىبینند و پروردگارت به هیچ کس ستم نمىکند».(20)
- اَعمال، نظارت شده، ثبت و نوشته مىشوند و به آنها استناد مىشود:
«این کتاب ما است که به حق با شما سخن مىگوید (و اعمال شما را بازگو مىکند). ما آنچه را انجام مىدادید، مىنوشتیم».(21)
این فقط قسمتی از متن مقاله است . جهت دریافت کل متن مقاله ، لطفا آن را خریداری نمایید
دانلود تحقیق کامل درمورد نظارت (کنترل) - مدیریت
