فرمت این مقاله به صورت Word و با قابلیت ویرایش میباشد
تعداد صفحات این مقاله 12 صفحه
پس از پرداخت ، میتوانید مقاله را به صورت انلاین دانلود کنید
سیستم مدیریت منابع بنگاه از دیدگاه ذینفعان
چکیده :
سیستم مدیریت منابع بنگاه ERP یک بسته نرم افزاری است که هدف آن یکپارچگی اطلاعات و جریان اطلاعات بین تمام بخشهای سازمان از جمله بخش مالی ، حسابداری ، منابع انسانی ، زنجیره عرضه و مدیریت مشتریان است . این سیستم با بهبود کیفیت اطلاعات در سطح کل سازمان ، بستر مناسب تری را برای تصمیم گیری مدیریت فراهم میکند. اجرای پروژه یERP را می توان ازمنظر تغییرات سازمانی مورد توجه قرار داد. اکثر مشکلات ERP ، در ارتباط با عدم هماهنگی این سیستم با ویژگی های سازمان و دیدگاه های ذینفعان است . در این مقاله اجرای ERP و تاثیرات آن بر دیدگاه های ذینفعان ، مورد بررسی قرار میگیرد. درک تفاوت در دیدگاه های ذینفعان برای انجام اقدامات مناسب مدیریت در اجرای اثر بخش ERP مفید خواهد بود.
واژگان کلیدی : سیستم مدیریت منابع بنگاه، دیدگاه های ذینفعان، زنجیره عرضه، تکنولوژی
مقدمه
سیستم مدیریت منابع بنگاه، یک فکر و فن آوری سیستم، برای مدیریت کارای منابع مختلف سازمان است. این نوع مدیریت ازطریق یکپارچه کردن فعالیت ها، درجهت بالا بردن کارایی و بهره وری سازمان و افزایش رضایت و ارزش مشتریان انجام می گیرد. سیستم مدیریت منابع بنگاه، تمام مراحل عملیاتی فرآیند را درسازمان نمایش می دهد. یک سفارش پس از دریافت به بخش طراحی و سپس تولید هدایت می گردد. پس از آن به بخش انبار و نهایتاً به ارسال کالا منجر می شود. این مراحل تا صدور صورتحساب و محاسبات درآمد در ارتباط با آن سفارش در سیستم مدیریت منابع بنگاه ثبت در اختیار تمام بخش های مربوط در شرکت قرار می گیرد. ERP ، سیستم های رایانه ای قدیمی و مستقل واحدهای امور مالی، منابع انسانی، تولید و انبار را حذف می کند وبه جای آنها تنها برنامه نرم افزاری، یکنواخت شده قرار می دهد که ازچند مجموعه نرم افزاری،تقریباً شبیه سیستم های قدیمی تشکیل شده است. در حقیقت، دوایر مالی و تولید و انبار همچنان صاحب سیستم های خود هستند؛ با این تفاوت که همه آنها در نرم افزار جدید به هم متصلند ودر نتیجه، فرد شاغل در دایره مالی می تواند نرم افزار انبار را ببیند و وضعیت حمل سفارش را بررسی کند.
سیستم مدیریت منابع بنگاه تمام بخشها و وظایف آنها را در یک سیستم رایانه ای وبه شکل یکپارچه قرار می دهد ؛ به نحوی که نیازهای خاص تمام بخشهای سازمان در این سیستم پشتیبانی شود .این سیستم همچنین مسئولیت پاسخگویی کارکنان در سازمان را به سطحی بالاتر ارتقائ میدهد وابزار مناسبی جهت پاسخ خواهی از مدیریت ارشد شرکت را فراهم میآورد .
سابقهی تاریخی سیستم مدیریت منابع بنگاه
مفهوم سیستم مدیریت منابع بنگاه برای اولین بار دردهه 1960 به وجودآمد. تا سال1972، سیستم مدیریت منابع بنگاه به عنوان یک مفهوم که در هیچ طبقه بندی خاصی قرار نمی گرفت، مطرح بود. درسال 1972 پنج تن از مدیران شرکت آی.بی.ام از سمت خود استعفا داده و جهت تحقق مفهوم سیستم مدیریت منابع بنگاه، شرکت SAP را تأسیس کردند که امروزه یکی از پیشگامان جهانی نرم افزارهای سیستم مدیریت منابع بنگاه به شمار می رود. سیستم مدیریت منابع بنگاه، در واقع نسل جدیدی از سیستم های اطلاعاتی است که سیستم های اطلاعاتی مدیریت (MIS) نسل قدیمیتر آن به حساب میآیند[1]. با توجه به این تاریخچه، مشاهده می شود که سیستم مدیریت منابع بنگاه درواقع ادامه راه سیستم اطلاعات مدیریت(MIS) می باشد؛ لیکن نیازی نیست که در هر سازمان دقیقاً تمام این مسیر گام به گام طی شود؛ بلکه می توان مستقیماً وارد مقوله سیستم مدیریت منابع بنگاه شد. این موضوع برای سازمان هایی که هنوز سیستم اطلاعات مدیریت(MIS) خود را راه اندازی نکرده اند بسیار مفید است وباعث کاهش هزینه ها می شود. بسته های نرم افزاری سیستم مدیریت منابع بنگاه برمبنای فرآیندهای تجاری هستند ونه وظایف تجاری واین مهم ترین تفاوت آنها با سیستم های اطلاعاتی به حساب می آید.
علل نیاز سازمانها به سیستم مدیریت منابع بنگاه
بقای سازمان ها وابسته به کسب موقعیت در فضای رقابتی بازار است . در بازارهای رقابتی امروز، طول عمر مزایای رقابتی سازمان ها کاهش یافته است و به سرعت باید روندها را در جهت بدست آوردن مزایای جدید رقابتی، بهینه سازی کرد. به منظور افزایش کارآیی سازمان ، شناخت و برنامه ریزی روندها در تمام ابعاد سازمان ضروری است ؛ لذا نیاز به امکاناتی از قبیل، سیستم های هزینه یابی بهای تمام شده ، برنامه ریزی و شبیه سازی خرید، برنامه ریزی و شبیه سازی تولید، برنامه ریزی منابع انسانی، برنامه ریزی منابع مالی، توأماً مطرح می شود. برای این منظور، ابزاری لازم است که در هر لحظه توانایی جمع آوری سریع اطلاعات از همه ابعاد سازمان و مدل سازی دقیق براساس شرایط کل سازمان را داشته باشد[1].
در فضای رقابتی امروز، تنها سازمان هایی موفق به ایجاد مزیت رقابتی می شوند که بتوانند با یک دید همه جانبه به فعالیت بخش های مختلف خود، اقدام به طراحی روندهای جامع رقابتی کنند. با استفاده ازامکانات سیستم مدیریت منابع بنگاه می توان اثر فعالیت ها را درطول بخش های مختلف سازمان ردیابی کرد و با تکیه بر امکان هماهنگ کردن هریک از فعالیت ها در بخش های مختلف، اقدام به برنامه ریزی کلان درجهت ایجاد مزایای رقابتی نمود.
منابع سازمانی به سه دستهی منابع مالی، منابع انسانی، تجهیزات و امکانات سازمان تقسیم می شوند. برای برنامه ریزی دقیق در راستای استفاده بهینه از منابع سازمان، لازم است که تأثیر هر فرآیند بر منابع سازمانی تعیین شود. سیستم مدیریت منابع بنگاه با ایجاد یک بستر مناسب و استفاده صحیح از ابزار و فن آوری اطلاعات، قادر خواهد بود با سرعت و دقت بسیار بالا به بررسی تأثیر روندها برکلیه منابع سازمانی بپردازد. با تکیه براین ابزار می توان در هر لحظه ظرفیت آزاد منابع مختلف را شناسایی و با شبیه سازی فرآیندها تأثیر آنها برمنابع را پیش بینی کرده و درجهت استفاده بهینه از منابع سازمان برنامه ریزی کرد.
در راستای پاسخ به این سئوال که چرا شرکتها به سیستم مدیریت منابع بنگاه رو می آوردند، تحقیقات مختلفی انجام شده است؛ به عنوان نمونه کلاید(2005) دلایل روی آوری شرکتها را به ERP به شرح زیر می داند[5] :
- یکپارچه سازی داده های عملیات
- افزایش تولید
- همگون کردن فرآیند های شرکت
- افزایش قابلیت انعطاف پذیری کسب و کار
- حمایت از راهبرد جهانی شدن
- بهینه کردن زنجیره ارزش
به عبارت بهتر میتوان بیشترین دلیل برتری سیستم مدیریت منابع بنگاه نسبت به سایر سیستم های اطلاعاتی ، افزایش کیفیت سرویس دهی به سفارشات مشتریان و پردازش صورتحساب ها و نهایتا افزایش سود دانست . اما 5 دلیل اصلی برای استفاده شرکتها از سیستم مدیریت منابع بنگاه به شرح زیر است [1]:
- یکپارچه سازی اطلاعات مالی : اطلاعات مالی مربوط به درآمد ، با اطلاعات فروش و دیگر واحدهای مرتبط با فروش، متفاوت است. سیستم مدیریت منابع بنگاه دراین موارد تنها یک عدد واقعی ارائه میکند و اطلاعات واحدهای دیگر به دلیل استفاده از یک سیستم مشابه تفاوتی نخواهد کرد.
- یکپارچه سازی اطلاعات سفارشات: در شرایط فعلی ، واحد فروش تا ارسال کالا توسط انبار و صدور صورت حساب توسط بخش مالی، در جریان اجرای سفارشات قرار نمی گیرد. چنانچه این اطلاعات در یک سیستم نرم افزاری باشند و نیازی به جستجو دراین سیستم های مختلف نباشد، شرکت ها می توانند به راحتی عملیات و مراحل هر فرآیند مانند سفارشات را ردیابی و مدیریت کنند. علاوه بر ردیابی در مراحل اداری و حسابداری، هماهنگی همزمان در مراحل طراحی و تولید و انبارداری و حمل هم می تواند اعمال گردد.
- استانداردسازی وسرعت در فرآیند تولید: شرکت های تولیدی اغلب دارای چند واحد سازمانی هستند که به طور همزمان از روش ها وسیستم های رایانه ای مختلف استفاده می کنند. سیستم های مدیریت منابع بنگاه با روش های استاندارد، برخی مراحل فرآیند های تولیدی را خودکار می کنند. استاندارد سازی آن فرآیندها واستفاده از سیستم یکپارچه به جای چند سیستم رایانه ای مختلف، می تواند موجب بالابردن بهره وری وکاهش هزینه های سربار و صرفه جویی در زمان گردد.
- کاهش حجم انبارداری: سیستم مدیریت منابع بنگاه جریان کاملاً روانی در فرآیند تولیدی را پشتیبانی کرده و موجب نظارت همزمان براجرای فرآیند در شرکت می گردد. این تسهیلات موجب کاهش حجم مواد و کالاهای نیمه ساخته و کالاهای ساخته شده موجود درانبار می شود. ضمناً این سیستم، برنامه توزیع و تحویل کالا به مشتری را دقیق و قابل قبول می کند.
- استانداردسازی اطلاعات منابع انسانی: در سازمان های دارای چند واحد سازمانی، هماهنگی و مدیریت زمان و ارتباط بین منابع انسانی، کاری ساده نیست. سیستم مدیریت منابع بنگاه در این زمینه کمک شایانی می کند{3}.
مزایای سیستم مدیریت منابع بنگاه
مزایای فراوانی در استقرار سیستم های برنامه ریزی و تخصیص منابع سازمان ازجمله سیستم مدیریت منابع بنگاه وجود دارد که می توان به موارد زیر اشاره کرد[1]:
- کاهش هزینه های انبار (نگهداری، حمل و نقل)، هزینه های سفارش ، هزینه های تولید و هزینه های ناشی از توقف خط تولید، عملیات حسابداری و ثبت وقایع مالی.
- کاهش حجم تأمین مالی مورد نیاز برای سرمایه گذاری در تجهیزات وماشین آلات، کارخانه و زمین.
- کاهش هزینه های ناشی از هماهنگی ضعیف بین واحدهای سازمان و ایجاد پل ارتباطی بین شکاف های اطلاعاتی سازمان.
- ERP کاهش هزینه ها را به دنبال داشته ونهایتاً به افزایش فروش و سهم بازار بیشتر سازمان منتهی می گردد.
- برقراری فرآیند تولید انعطاف پذیر، کاهش زمان تکمیل و نهایی کردن محصول، افزایش شفافیت و ردگیری فرآیند تولید برای مشتری و قابلیت متناسب سازی برای آنها و نهایتاً تطبیق بیشتر با نیازهای وی وبهبود ذهنیت جمعی درباره سازمان.
- افزایش رضایت مندی مشتری در تمام فرآیندهایی که وی باآنها درگیر است که این فرآیندها ازلحظه سفارش شروع و تا دریافت محصول و خدمات پس از فروش ادامه دارد.
- سیستم مدیریت منابع بنگاه به سیستم اطلاعات یکپارچه کمک می کند تا کلیه عملکردهای مؤسسه را پوشش دهد[3].
- سیستم مدیریت منابع بنگاه نه تنها در سراسر بخش های مختلف شرکت، بلکه در سراسر شرکت هایی که تحت یک مدیریت قرار دارند، سیستم های کاملاً یکپارچه فراهم می کند. لیکن نباید فراموش کرد که سیستم مدیریت منابع بنگاه صرفاً راه حلی برای مدیریت بهتر پروژه است.
معایب سیستم مدیریت منابع بنگاه
علی رغم مزایای ذکر شده برای سیستم مدیریت منابع بنگاه، این سیستم از نقطه نظر سازمان ها و موارد مربوط به فناوری و جنبه های فرهنگی، همانند هر محصول(نرم افزازی) دیگر دارای معایبی است که موارد زیر به طورخاص در سیستم های مدیریت منابع بنگاه مشاهده می شود[2]:
- پیاده سازی آن مشکل است. (مشکل تبدیل وظایف تجاری به فرآیند تجاری)
- خیلی گران است.(ده ها میلیون دلار هزینه صرف می شود.)
- پیاده سازی آن زمان بر است .
- استفاده از سیستم های مدیریت منابع بنگاه یک تصمیم راهبردی است و در حقیقت روی سرنوشت سازمان و موفقیت آن شرط بندی می شود.
حال سئوالی که مطرح میشود آن است که چرا اغلب پروژه های سیستم مدیریت منابع بنگاه شکست می خورند؟
در پاسخ به این سئوال باید گفت اگر کارکنان در بخش های مختلف شرکتی که قرار است از این نرم افزار استفاده کند، برتری شیوه های کاری آن را نسبت به روش های فعلی خود، قبول نداشته باشند، در مقابل استفاده از سیستم مدیریت منابع بنگاه مقاومت می کنند و یا از بخش فناوری اطلاعات می خواهند که آن را متناسب با روش های کاری فعلی خود تغییر دهند. اینجا همان نقطه ای است که پروژه های سیستم مدیریت منابع بنگاه را با شکست مواجه می کند[1]. در چنین شرایطی بحث وجدل در مورد نصب یا عدم نصب نرم افزار یا نحوه نصب آن آغاز می شود و سرانجام بخش فناوری اطلاعات به مخمصه پر هزینه تغییر سیستم مدیریت منابع بنگاه متناسب با خواسته کارکنان گرفتار می شود. سفارشی کردن، نرم افزار را ناپایدار و نگهداری ازآن را دشوارتر می سازد. به عنوان قاعده کلی می توان گفت که اگر شرکت در مقابل تغییر مقاومت کند، اجرای پروژه سیستم مدیریت منابع بنگاه در آن شرکت به احتمال زیاد با شکست مواجه خواهد شد.
دلایل شکستERP را می توان به سه دسته تقسیم کرد[3] :
- مقاومت
- عدم توجه به فرهنگ سازمانی و فرهنگ ملی
- عدم توجه کافی به ریسک های پیاده سازی
معرفی یک نوآوری در سازمان همواره با تردید وابهام همراه است . نوآوری ها بطور بالقوه سبب تغییر در رویهها ، ارتباط نقش ها و حتی شرایط لازم برای عملکرد یا کارایی می شود . نتایج فعایت های اجرای تکنولوژی در یک سازمان به فعالیت رهبران و تصمیم گیرندگان سازمان و نیز به واکنش کاربران (نهایی)به این فعالیت ها بستگی دارد [4]. مطالعات زیادی پیرامون پذیرش ERP انجام شده است . در این مطالعات اشاره شده است که تفاوت در پذیرش ERP اغلب به سطوح سازمانی افراد در سلسه مراتب سازمان ، تجربه ، وابستگی کارکردی و ارشدیت آنها نسبت داده می شود .
بسیاری از افراد ذینفع در مدت اجرای ERP درگیر آن هستند. این افراد شامل مدیریت ارشد ، مدیران پروژه ، تیم رهبری ، آموزش دهندگان، مشاوران ، فروشندگان وکاربران نهایی میباشند. این افراد از نظر علایق شخصی و میزان قدرت سازمانی با هم متفاوت هستند که این امر ممکن است بر نتایج اجرای ERP اثر گذار باشد . درک تفاوت در دیدگاه های ذینفعان برای انجام اقدامات مناسب مدیریت در اجرای اثر بخش ERP ضروری است . برای مثال ممکن است مدیران، فقط دقایقی را که تیم پروژه صرف ملاقات با کارکنان میکند را به عنوان ارتباطات کافی و اثربخش در یک پروژه بدانند؛ در حالی که ممکن است کارکنانی که قسمتی از تیم اجرای پروژه نیستند این ملاقات ها را ناکافی بدانند و خواستار مکانیسم های ارتباطی اثربخشتر باشند. لذا درک تفاوت های موجود در رویکرد گروه های مختلف در درون یک سازمان و ماهیت این تفاوت ها میتواند به اجراکنندگان آن در ایجاد مکانیزم های مداخله مناسب از قبیل آموزش و ارتباطات که می تواند منجر به موفقیت یا شکست ERP شود ، کمک کند .
فرمت این مقاله به صورت Word و با قابلیت ویرایش میباشد
تعداد صفحات این مقاله 12 صفحه
پس از پرداخت ، میتوانید مقاله را به صورت انلاین دانلود کنید
دانلود مقاله سیستم مدیریت منابع بنگاه از دیدگاه ذینفعان
