در پایان دوره مالی جهت تکمیل چرخه حسابداری ،بایستی تمام حسابهای موقت بسته شوند . برخلاف سایر مراحل حسابداری ثبت بستن حسابها صرفاً یکبار و آن هم در پایان دوره مالی انجام می شوند .
بستن حسابها به دو منظور اصلی زیر انجام می شود :
- آماده شدن برای آغاز یک دوره مالی جدید .
- خلاصه کردن حسابهای درآمد و هزینه .
برای بستن حسابها ابتدا بایستی تمام حسابهای موقت به حساب سرمایه بسته شوند . برای تسهیل این امر و همچنین تطابق درآمدها و هزینه ها و تعیین سود و زیان ابتدا بایستی تمام حسابهای درآمد و هزینه به یک حساب موقت تحت عنوان حساب خلاصه سود و زیان بسته شود . مانده این حساب نشان دهنده سود و زیان خالص مؤسسه است که به حساب سرمایه بسته می شود . حساب برداشت نیز به حساب سرمایه بسته می شود .
برای بستن حسابهای موقت و ثبت آن در دفتر روزنامه مستقیماً می توان از مانده حسابهای اصلاح شده در دفتر کل و یا از ستون های سود و زیان و ترازنامه کار برگ که در فصل بعد تشریح می گردد استفاده نمود .
مراحل بستن حسابهای موقت به طور خلاصه بشرح زیر است :
بستن حسابهای درآمد به حساب خلاصه سود و زیان . در این مرحله حسابهای مربوط به سود و زیان که دارای مانده بستانکار (درآمدها ) هستند . بایستی بدهکار شده و به همین میزان خلاصه سود و زیان بستانکار گردد .
تراز آزمایشی اختتامی
پس از ثبت بستن حسابهای موقت (درآمد ، هزینه و برداشت ) در دفتر روزنامه و انتقال به حسابهای دفترکل ، تراز آزمایشی دیگری تحت عنوان تراز آزمایشی اختتامی تهیه می گردد که سومین تراز آزمایشی تهیه شده در پایان دوره مالی است .انواع تراز آزمایشی که در پایان دوره مالی تهیه می شوند به ترتیب عبارتند از :
1- تراز آزمایشی اصلاح نشده :
فهرستی از مانده تمام حسابهای دفتر کل قبل از انجام اصلاحات است .
2- تراز آزمایشی اصلاح شده :
فهرستی از مانده تمام حسابهای دفترکل پس از ثبت اصلاحات در پایان دوره در دفتر روزنامه و انتقال به حسابهای دفتر کل است .
3- تراز آزمایشی اختتامی :
فهرستی از مانده حسابهای دائمی (دارائی ، بدهی و سرمایه ) ، پس از بستن حسابهی موقت است .
تراز آزمایشی اختتامی فقط شامل مانده حسابهای دائمی است زیرا قبلاً مانده تمام حسابهای موقت از طریق حساب خلاصه سود و زیان بسته و به حساب سرمایه منتقل شده است . هدف از تهیه تراز آزمایشی اختتامی نشان دادن توازن مانده حسابهای دائمی در پایان دوره مالی است .
تراز آزمایشی اختتامی آموزشگاه آذرخش در صفحة بعد منعکس است .
کاربرگ
کاربرگ جدولی چند ستونی است که برای اصلاح حسابها و تهیه صورتهای مالی از آن استفاده می شود . کاربرگ در حقیقت ابزاری برای حسابداران جهت تسهیل فرآیند اصلاح حسابها و تهیه صورتهای مالی است . در مؤسسات بزرگ با وجود تعداد حسابها و حجم عملیات آنان استفاده از کاربرگ اجتناب ناپذیر است .
بر اساس اطلاعات درج شده د ر ستونهای کاربرگ ، ثبتهای اصلاحی لازم در دفتر روزنامه انجام شده و سپس به حسابهای دفتر کل انتقال داده می شود تا مقدمات تهیه صورتهای مالی مهیا شود :
سطر اول : نام مؤسسه
سطر دوم : نام فرم «کاربرگ»
سطر سوم : تاریخ مثلاً 29 اسفند 813
ستونهای کابرگ . ستونهای کاربرگ با توجه به نیاز مؤسسات ممکن است کم یا زیاد شود حداقل جهت تهیه کاربرگ به هشت ستون نیاز می باشد . معمولاً مؤسسات از کاربرگ ده ستونی استفاده می کنند . در این نوع کاربرگ علاوه بر ده ستون جهت انعکاس مانده حسابها از ستونهای دیگری نیز جهت درج عنوان و شماره حسابها استفاده می شود . ده ستون کاربرگ به پنج بخش تفکیک می شود . هر بخش دارای یک ستون بدهکار و یک ستون بستانکار جهت درج مبالغ ریالی مانده حسابهای می باشد . نحوه تفکیک ستون های کاربرگ بصورت زیر است :
- تراز آزمایشی اصلاح نشده
- اصلاحات
- تراز آزمایشی اصلاح شده
- سود و زیان
- ترازنامه
مراحل تهیة کار برگ
مراحل تهیه کار برگ ده ستونی را می توان در پنج مرحله به شرح زیر خلاصه کرد :
مرحلة اول : تراز آزمایشی
در اولین مرحله اقلام مندرج در ستونهای بدهکار و بستانکار تراز آزمایشی اصلا ح نشده در ستونهای مربوط به کاربرگ (ستون اول و دوم ) نوشته می شود . همانطوریکه قبلاً گفته شد اقلام مندرج در تراز آزمایشی مستقیماً از حسابهای دفتر کل استخراج می شود . حسابداران معمولاً جهت صرفه جوئی در وقت مانده حسابهای دفتر کل را در تراز آزمایشی کاربرگ درج می کنند و از تهیة تراز آزمایشی بطور جداگانه پرهیز می کنند . جمع عمودی ستون های بدهکاران و بستانکاران تراز آزمایشی بایستی با هم برابر باشند .
مرحلة دوم : اصلاحات
هنگامی که از کاربرگ جهت اصلاح حسابها استفاده می شود بایستی تمام اصلاحات در ستونهای بدهکار و بستانکار اصلاحات کاربرگ (ستون سوم و چهارم ) نوشته شود . معمولاً برای انجام اصلاحات به حسابهائی بیش از حسابهای مندرج در کاربرگ نیاز است بدین جهت حسابهای اضافی مورد نیاز بایستی بلافاصله بعد از انجام اقلام تراز آزمایشی نوشته شود .اصلاحات انجام شده در کاربرگ مبناء ثبتهای اصلاحی در دفتر روزنامه قرار می گیرند البه ثبتهای اصلاحی تا تکمیل کاربرگ و تهیه صورتهای مالی در دفتر روزنامه انجام نمی شود . اصلاحات انجام شده در کاربرگ یا حروف الفباء و یا شماره مشخص می شوند و در انتهای کاربرگ برای هر یک از آنان توضیحات لازم نوشته می شود .
مرحلة سوم : تراز آزمایشی اصلاح شده
مانده اصلاح شده حسابها از طریق ترکیب مبالغ درج شده در ستون تراز آزمایشی اصلاح نشده و ستون اصلاحات کاربرگ بدست آمده و در ستونهای تراز آزمایشی اصلاح شده (ستون پنجم و ششم ) نوشته می شود نحوة ترکیب مبالغ بصورت زیر است :
1- اگر حسابی در ستون تراز آزمایشی اصلاح نشده مانده بدهکار داشته باشد و در ستون اصلاحات نیز بدهکار شود هر دو رقم با هم جمع شده و در نتیجه در ستون بدهکار تراز آزمایشی اصلاح شده نوشته می شود .
2- اگر حسابی در ستون تراز آزمایشی اصلاح نشده مانده ، بستانکار داشته باشد و در ستون اصلاحات نیز بستانکار شود هر دو رقم با هم جمع شده و در نتیجه در ستون بستانکار تراز آزمایشی اصلاح شده نوشته می شود .
3- اگر حسابی در ستون تراز آزمایش اصلاح نشده مانده بدهکار داشته باشد و در ستون اصلاحات بستانکار شود رقم بستانکار از رقم از مانده بدهکار کسر شده و نتیجه در ستون بدهکار تراز آزمایشی اصلاح شده نوشته می شود .
4- اگر حسابی در ستون تراز آزمایشی اصلاح نشده مانده بستانکار داشته باشد و در ستون اصلاحات بدهکار شود رقم بدهکار از مانده بستانکار کسر می شود و در نتیجه در ستون بستانکار تراز آزمایشی اصلاح شده نوشته می شود .
مانده حسابهای دفتر کل بعد از انجام ثبت های اصلاحی در دفتر روزنامه و انتقال آن به حسابهای دفتر کل بایستی برابر با ماندة حسابهای مندرج در تراز آزمایشی اصلاح شده باشد . بعد از وارد کردن مانده تمام حسابهای درستون تراز آزمایشی اصلاح شده جمع ستونهای بدهکار و بستانکار با هم برابر خواهند بود .
تهیة ثبت های اصلاحی از روی کاربرگ
کاربرگ دفتر روزنامه نیست و نمی توان به عنوان یک مبنا جهت انتقال اصلاحات انجام شده به حسابهای دفتر کل استفاده شود . برای اصلاح حسابها بایستی اصلاحات انجام شده در کاربرگ دفتر روزنامه ثبت و سپس به حسابهای دفتر کل منتقل شوند . ثبت های اصلاحی از ستون اصلاحات کاربرگ استخراج می شوند .
مؤسسات بازرگانی
مؤسسات بازرگانی مؤسساتی هستند که فعالیت اصلی آنان خرید و فروش کالا و مواد می باشد . خرید و فروش کالا به معامله ای گفته می شود که در آن فروشنده عین و یا مالکیت کالایی را در مقابل وجه نقد به خریدار منتقل کند و یا خریدار متعهد شود که بهای کالا را در زمان معینی در آینده به فروشنده پرداخت نماید . اینگونه مؤسسات بدون اینکه در شکل و محتوای کالاهای خریداری شده تغییری دهند مجدداً آنها را به فروش می رسانند این مؤسسات رابط بین تولید کنندگان و مصرف کنندگان کالا می باشند .
طبقه بندی مؤسسات بازرگانی
مؤسسات بازرگانی از نظر نحوة عملیات فروش به دو دسته طبقه بندی می شوند :
- عمده فروشان
- خرده فروشان
عمده فروشان
عمده فروشان کالا ، مؤسساتی هستند که خریدهای خود را در مقادیر عمده از تولید کنندگان مختلف کالا خریداری می کنند و سپس به خرده فروشان کالا می فروشند این مؤسسات کالاهای خود را مستقیماً به مردم عرضه نمی کنند .
خرده فروشان
خرده فروشان کالا ، مؤسساتی هستند که کالاهای خود را از عمده فروشان خریداری و بطور مستقیم به مردم عرضه می کنند . مؤسسات خرده فروشی به اشکال مختلف فعالیت می کنند . سوپر مارکتها ، فروشگاههای زنجیره ای و تعاونیهای مصرف نمونه هایی از مؤسسات خرده فروشی می باشند .
چرخه عملیات مجموعه فعالیتهایی که یک مؤسسه برای تحصیل درآمد و وصول مطالبات از مشتریان انجام می دهد چرخه عملیات می گویند . چرخه عملیات مؤسسه بازرگانی متشکل از چهار مرحله است :
- خرید کالا (نقد و نسیه )
2- پرداخت مبلغ خریدهای نسیه
3- فروش کالا (نقد و نسیه )
4- وصول مطالبات ناشی از (فروشهای نسیته )
اندازه گیری سود در مؤسسات بازرگانی
نحوة محاسبه و اندازه گیری سود مؤسسات بازرگانی بطور کلی همانند مؤسسات خدماتی است . بدین صورت که سود و زیان خالص از مقابلة هزینه ها با درآمدهای هر دوره مالی بدست می آید . اصلی ترین منبع کسب درآمد مؤسسات بازرگانی فروش کالا است که تحت عنوان درآمد فروش یا فروش کالا شناخته می شود . هزینه های مؤسسات بازرگانی برخلاف مؤسسات خدماتی به دو دسته تقسیم می شوند :
- بهای تمام شده کالای فروش رفته
- هزینه های عملیاتی
بهای تمام شده کالای فروش رفته مساوی است با قیمت تمام شده تمام کالاه
کارآموزی و پروژه- گزارش کارآموزی حسابداری در یک شرکت-در قالبdocx - در 80 صفحه
